Doanh nghiệp không được thanh toán bằng tiền mặt đối với các hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, vậy tiền thuê nhà của cá nhân có bắt buộc phải chuyển khoản?

Bài viết được sự tham vấn bởi Luật sư Nguyễn Quang Trung

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC;
• Công văn số 30300/CT-TTHT ngày 05/5/2020 của Cục thuế TP Hà Nội.

Chúng tôi nhận được câu hỏi như sau:

Luật sư TLT cho em hỏi, bên em có thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng kinh doanh, tiền thuế cho thuê nhà bên công ty lo hết. Vậy bên em có được thanh toán tiền thuê nhà bằng tiền mặt không? số tiền trên 20 triệu mà chủ nhà họ không muốn nhận chuyển khoản.

Căn cứ điểm 2.5 khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC như sau:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:

• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Về nguyên tắc, với hóa đơn mà có tổng giá trị (bao gồm cả thuế GTGT) trừ 20 triệu đồng trở lên thì doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không sử dụng tiền mặt thì mới có thể được chấp nhận là chi phí hợp lệ được trừ khi tính thuế TNDN.

Tuy nhiên, đối với các cá nhân cho thuê nhà thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ cho hộ gia đình, cá nhân cho thuê tài sản kể cả trường hợp doanh thu cho thuê trên 100 triệu đồng/năm.

Như vậy, theo quy định trên:

• Doanh nghiệp được thanh toán bằng tiền mặt đối với khoản chi phí thuê nhà của cá nhân, hộ gia đình
• Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có đầy đủ bộ hồ sơ gồm: hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản, chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân)

Công văn số 30300/CT-TTHT ngày 05/5/2020 của Cục thuế TP Hà Nội cũng có hướng dẫn như sau:

Việc thanh toán không dùng tiền mặt chỉ áp dụng trong trường hợp khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT). Trường hợp Viện chuyên ngành vật liệu xây dựng và bảo vệ công trình thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản. Cá nhân cho thuê tài sản không phải lập hóa đơn trong trường hợp này.

Trường hợp tại hợp đồng thỏa thuận Viện chuyên ngành vật liệu xây dựng và bảo vệ công trình nộp thuế thay cho cá nhân thì tổng số tiền thuê nhà bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.