Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển, việc đàm phán hợp đồng thương mại trở nên ngày càng quan trọng.

Nhân viên pháp chế, với vai trò là người tư vấn pháp lý, đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của quá trình này, đặc biệt là khi đàm phán các điều khoản thanh toán và ký quỹ. Những điều khoản này không chỉ ảnh hưởng tới dòng tiền và lợi nhuận của một doanh nghiệp mà còn liên quan đến sự bảo đảm thực hiện nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng.

1. Hiểu rõ các điều khoản thanh toán

Điều khoản thanh toán trong hợp đồng thương mại quy định cách thức và thời gian thanh toán giữa các bên. Để đàm phán hiệu quả, nhân viên pháp chế cần nắm rõ các phương thức thanh toán phổ biến như: thanh toán trước, thanh toán sau, thanh toán theo tiến độ, hoặc theo hóa đơn. Mỗi phương thức này có những ưu điểm và nhược điểm riêng.

• Thanh toán trước: Đây là phương thức giúp bên cung cấp giảm thiểu rủi ro, nhưng có thể tạo áp lực cho bên mua. Nhân viên pháp chế cần thảo luận và tìm hiểu lý do tại sao bên đối tác yêu cầu phương thức này, từ đó điều chỉnh để đạt được sự đồng thuận.
• Thanh toán sau: Phương thức này thường tạo điều kiện thuận lợi cho bên mua nhưng cũng có thể là một rủi ro lớn cho bên cung cấp nếu bên mua không thanh toán đúng hẹn. Nhân viên pháp chế cần thương lượng các biện pháp bảo vệ, chẳng hạn như các điều khoản phạt nếu thanh toán trễ.
• Thanh toán theo tiến độ: Đây là phương thức phù hợp trong các giao dịch lớn, giúp cả hai bên chia nhỏ biến động tài chính. Tuy nhiên, việc xác định cột mốc thanh toán cũng cần sự cẩn trọng để tránh xảy ra tranh chấp.

2. Ký quỹ – Một công cụ bảo vệ

Ký quỹ thường được đưa vào các hợp đồng thương mại như một biện pháp đảm bảo cho việc thực hiện nghĩa vụ của các bên. Nó yêu cầu bên mua phải đặt cọc một khoản tiền trước khi nhận hàng hoặc dịch vụ. Nhân viên pháp chế cần phải thảo luận và đàm phán điều khoản ký quỹ sao cho hợp lý.

Trong quá trình đàm phán, nhân viên pháp chế có thể cân nhắc các yếu tố sau:

• Số tiền ký quỹ: Cần phải xem xét mức độ rủi ro trong hợp đồng. Nếu giá trị hàng hóa lớn hoặc dịch vụ có tính chất đặc thù, việc yêu cầu ký quỹ cao hơn là điều hợp lý.
• Thời gian và điều kiện giải phóng ký quỹ: Đây là điểm quan trọng, bởi nếu điều kiện không rõ ràng, có thể dẫn đến hiểu lầm. Nhân viên pháp chế nên đảm bảo việc giải phóng ký quỹ phải dựa trên các tiêu chí cụ thể, dễ hiểu và có thể kiểm tra.
• Hậu quả nếu không thực hiện nghĩa vụ: Phải xác định rõ ràng rằng nếu bên nào không thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng, số tiền ký quỹ có thể được giữ lại, hoặc bị trừ vào các khoản bồi thường.

3. Kỹ năng đàm phán

Để thực hiện việc đàm phán hiệu quả, nhân viên pháp chế cần phải trang bị cho mình một số kỹ năng thiết yếu:

• Kỹ năng giao tiếp: Cần phải diễn đạt rõ ràng quan điểm của mình, cũng như lắng nghe ý kiến của đối tác. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ và tạo sự tin tưởng giữa các bên.
• Chất lượng thông tin: Trước khi bắt đầu đàm phán, nhân viên pháp chế cần có đủ thông tin về đối tác, thị trường và các điều kiện thương mại hiện tại. Có kiến thức vững vàng sẽ giúp họ có những luận cứ thuyết phục và chính xác.
• Kỹ năng thương lượng: Đây là kỹ năng quan trọng nhất. Nhân viên pháp chế cần biết được điểm mạnh của mình, điểm yếu của đối tác và tìm ra những lợi ích chung để có thể đạt được thỏa thuận tốt nhất cho cả hai bên.

4. Kết luận

Trong đàm phán hợp đồng thương mại, việc thảo luận về điều khoản thanh toán và ký quỹ là rất quan trọng. Nhân viên pháp chế đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo rằng các điều khoản này vừa bảo vệ quyền lợi của công ty mình, vừa không gây ra sự ức chế cho đối tác dẫn đến hợp đồng không thể được ký kết và đối tác quay lưng. Hãy chủ động lắng nghe và mạnh dạn đề xuất ý tưởng để đôi bên nhận thấy đều có lợi khi thực hiện giao kèo này.