Tình trạng nhà thầu cố tình không phối hợp nghiệm thu từng giai đoạn thi công không chỉ làm gián đoạn tiến độ dự án, mà còn gây tổn thất lớn về tài chính và rủi ro pháp lý cho chủ đầu tư.

Với việc Luật Xây dựng 2025 và Nghị định 210/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, quy định về giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng đã được cải tiến đáng kể, tạo ra cơ chế bảo vệ quyền lợi rõ ràng hơn cho các bên tham gia. Dưới đây là lộ trình xử lý chi tiết và cập nhật theo pháp luật mới.

1. Cơ sở pháp lý cốt lõi để chủ đầu tư xử lý tình huống

Các văn bản pháp luật mới nhất quy định chi tiết về quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình nghiệm thu hợp đồng xây dựng:

• Luật Xây dựng 2025 số 135/2025/QH15: Quy định nguyên tắc chung về hợp đồng xây dựng, trách nhiệm nghiệm thu công trình theo từng giai đoạn, và các phương thức giải quyết tranh chấp bao gồm tự thương lượng, hòa giải, ban xử lý tranh chấp theo thông lệ quốc tế, trọng tài hoặc tòa án.
• Nghị định 210/2026/NĐ-CP: Chi tiết hóa quy trình giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng, thời hạn phản hồi khiếu nại cho dự án đầu tư công và PPP, và nâng cao vai trò của ban xử lý tranh chấp theo thông lệ quốc tế.
• Hợp đồng xây dựng đã ký kết: Văn bản ràng buộc pháp lý cao nhất, chủ đầu tư cần trích xuất các điều khoản về thời hạn phản hồi nghiệm thu, trách nhiệm phối hợp của nhà thầu, điều khoản phạt vi phạm và cơ chế giải quyết tranh chấp đã thỏa thuận.

2. Lộ trình xử lý 5 bước hiệu quả cho chủ đầu tư

Bước 1: Thu thập toàn bộ hồ sơ chứng cứ (trước khi có bất kỳ hành động nào)

Đây là bước quan trọng nhất, quyết định khả năng chiến thắng nếu tranh chấp phải đưa ra trọng tài hoặc tòa án. Chủ đầu tư cần tập hợp đầy đủ các tài liệu sau:

• Hợp đồng xây dựng và tất cả phụ lục, bản vẽ thi công, biên bản điều chỉnh hợp đồng (nếu có)
• Văn bản thông báo hoàn thành giai đoạn thi công của nhà thầu (email, công văn chính thức)
• Nhật ký thi công hàng ngày, biên bản kiểm tra chất lượng hiện trường của tư vấn giám sát độc lập
• Hình ảnh, video ghi nhận hiện trạng công trình đã hoàn thành giai đoạn cần nghiệm thu
• Tất cả thư từ, email trao đổi giữa chủ đầu tư và nhà thầu về việc yêu cầu phối hợp nghiệm thu, kèm dấu thời gian xác nhận nhà thầu đã nhận được thông báo.

Ví dụ: Chủ đầu tư A ký hợp đồng thi công chung cư với nhà thầu B, hợp đồng quy định sau khi nhà thầu hoàn thành giai đoạn thi công phần móng, hai bên sẽ tổ chức nghiệm thu trong vòng 7 ngày làm việc. Nhà thầu B hoàn thành phần móng và gửi thông báo, nhưng sau đó liên tục từ chối tham gia họp nghiệm thu với lý do “bận việc khác”. Chủ đầu tư A đã lưu trữ đầy đủ email thông báo của nhà thầu, nhật ký giám sát của tư vấn, hình ảnh hoàn thành móng và 3 công văn yêu cầu phối hợp nghiệm thu có dấu bưu điện xác nhận nhà thầu đã nhận. Hồ sơ này sau đó trở thành chứng cứ chính khi A khởi kiện yêu cầu B bồi thường thiệt hại do chậm tiến độ.

Bước 2: Gửi công văn chính thức yêu cầu phối hợp nghiệm thu, áp dụng điều khoản hợp đồng

Sau khi có đủ chứng cứ, chủ đầu tư cần gửi công văn chính thức đến nhà thầu với các nội dung sau:

• Xác nhận nhà thầu đã hoàn thành giai đoạn thi công theo thông báo trước đó
• Yêu cầu nhà thầu cử đại diện tham gia nghiệm thu vào thời gian, địa điểm cụ thể (thỏa mãn thời hạn quy định trong hợp đồng)
• Nêu rõ hậu quả pháp lý nếu nhà thầu tiếp tục không phối hợp: chủ đầu tư sẽ đơn phương tổ chức nghiệm thu với sự chứng kiến của bên thứ ba độc lập, áp dụng phạt vi phạm theo hợp đồng, hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu vi phạm kéo dài.
• Công văn phải gửi bằng hình thức có xác nhận đã nhận hoặc đã được gửi đi hợp lệ để làm chứng cứ sau này.

Bước 3: Ưu tiên giải quyết bằng thương lượng và hòa giải độc lập

Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 210/2026/NĐ-CP, việc lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng do các bên thỏa thuận, và trong quá trình giải quyết tranh chấp, các bên phải tôn trọng các thỏa thuận hợp đồng và cam kết trong quá trình thực hiện hợp đồng, bảo đảm khách quan, bình đẳng và hợp tác. Chủ đầu tư có thể đề xuất họp trực tiếp với lãnh đạo cấp cao của nhà thầu để làm rõ lý do nhà thầu không phối hợp: thường các lý do phổ biến là bất đồng về khối lượng thanh toán, yêu cầu điều chỉnh giá hợp đồng, hoặc nhà thầu gặp vấn đề tài chính và muốn trì hoãn để gây áp lực.

Nếu thương lượng trực tiếp không thành, chủ đầu tư có thể đề xuất thành lập Ban xử lý tranh chấp theo quy định tại điểm b khoản 5 Điều 86 Luật Xây dựng 2025, với các quy định chi tiết tại khoản 3 Điều 17 Nghị định 210/2026/NĐ-CP (Thủ tục này không bắt buộc đối với tranh chấp không phải dự án đầu tư công, dự án PPP, tuy nhiên các tranh chấp khác vẫn có thể tham khảo áp dụng)

• Các bên thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng về thời điểm thành lập ban xử lý tranh chấp (có thể được hình thành ngay sau khi ký kết hợp đồng, hoạt động thường trực trong quá trình thực hiện hợp đồng hoặc sau khi phát sinh tranh chấp), số lượng, tiêu chuẩn, trình độ, kinh nghiệm của các thành viên tham gia ban xử lý tranh chấp, phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, tính chất, nội dung công việc trong hợp đồng xây dựng; tính ràng buộc của quyết định, khuyến nghị phân xử tranh chấp; quy trình lựa chọn các thành viên tham gia ban xử lý tranh chấp và trình tự, thủ tục xử lý tiếp theo khi một bên không đồng ý với quyết định, khuyến nghị phân xử tranh chấp.
• Các thành viên tham gia ban xử lý tranh chấp được lựa chọn phải đảm bảo khách quan, độc lập, không xung đột lợi ích với các bên.
• Chi phí chi trả cho các thành viên tham gia ban xử lý tranh chấp và các chi phí khác có liên quan do mỗi bên chịu một nửa, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Bước 4: Đơn phương tổ chức nghiệm thu và áp dụng biện pháp khắc phục vi phạm

Nếu nhà thầu vẫn không phối hợp sau thời hạn quy định trong công văn, chủ đầu tư có quyền đơn phương tổ chức nghiệm thu theo quy định pháp luật, với sự tham gia của tư vấn giám sát độc lập, đại diện tổ chức giám định chất lượng xây dựng có thẩm quyền. Biên bản nghiệm thu đơn phương này có giá trị pháp lý để chủ đầu tư thực hiện các bước tiếp theo:

• Áp dụng phạt vi phạm chậm tiến độ theo điều khoản hợp đồng (thường là 0,05-0,1% giá trị hợp đồng mỗi ngày chậm)
• Khấu trừ số tiền phạt vào khoản thanh toán tiếp theo cho nhà thầu
• Yêu cầu nhà thầu bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh do chậm tiến độ: chi phí lưu kho thiết bị, chi phí quản lý dự án tăng thêm, phạt vi phạm hợp đồng với khách hàng thuê mua căn hộ…

Bước 5: Đưa vụ việc ra Trọng tài hoặc Tòa án nếu tất cả các phương án khác thất bại

Nếu nhà thầu không chấp nhận biên bản nghiệm thu đơn phương, từ chối thanh toán tiền phạt hoặc bồi thường thiệt hại, chủ đầu tư cần đưa vụ việc ra cơ quan giải quyết tranh chấp đã thỏa thuận trong hợp đồng. Hai lựa chọn phổ biến:

• Trọng tài thương mại: Trọng tài thương mại chỉ được áp dụng nếu các bên đã có văn bản thỏa thuận áp dụng phương thức giải quyết này. Thường được ưu tiên cho tranh chấp xây dựng vì tính chuyên môn cao, bảo mật thông tin và phán quyết có giá trị chung thẩm, tiết kiệm thời gian hơn so với tòa án. Chủ đầu tư chỉ cần nộp đơn yêu cầu giải quyết và trình bày toàn bộ hồ sơ chứng cứ đã thu thập trước đó.
• Tòa án nhân dân: Nếu hợp đồng không có thỏa thuận trọng tài hợp lệ, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án nhân dân. Chủ đầu tư cần lưu ý thời hiệu khởi kiện là 3 năm kể từ ngày phát sinh vi phạm để không bị mất quyền yêu cầu giải quyết.

3. Bài học kinh nghiệm tránh rủi ro trong tương lai

Để không lặp lại tình trạng nhà thầu cố tình không phối hợp nghiệm thu, chủ đầu tư cần xây dựng hợp đồng chặt chẽ ngay từ đầu với các điều khoản rõ ràng theo pháp luật mới:

• Quy định cụ thể thời hạn phản hồi yêu cầu nghiệm thu: “Nhà thầu phải phản hồi yêu cầu nghiệm thu trong vòng 5 ngày làm việc, nếu quá thời hạn mà không có lý do chính đáng được chấp nhận bởi chủ đầu tư, coi như nhà thầu đã đồng ý với kết quả nghiệm thu do chủ đầu tư đơn phương tổ chức”.
• Nêu rõ mức phạt vi phạm cụ thể: “Mỗi ngày nhà thầu không phối hợp nghiệm thu đúng hạn, sẽ bị phạt 0,07% giá trị giai đoạn thi công tương ứng”.
• Quy định quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng: “Nếu nhà thầu không phối hợp nghiệm thu quá 30 ngày làm việc, chủ đầu tư có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng và yêu cầu nhà thầu bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh”.
• Thỏa thuận cơ chế ban xử lý tranh chấp theo thông lệ quốc tế để giải quyết nhanh chóng các tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.