Nhân viên đi mua vật tư cho công ty nhưng thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì khoản chi mua có được tính chi phí được trừ?
Bài viết được sự tham vấn bởi Luật sư Nguyễn Quang Trung
CÔNG TY LUẬT TLT – LIÊN ĐOÀN LUẬT SƯ VIỆT NAM
Căn cứ pháp lý:
- Công văn số 1333/CTTPHCM-TTHT ngày 22/02/2021 của Cục thuế TP.HCM.
Chúng tôi nhận được câu hỏi như sau:
Anh chị Luật sư TLT cho em hỏi, em làm kế toán cho công ty mà sếp giao đi mua vật tư, em có dùng thẻ ATM của em để thanh toán thì sau này khoản tiền này có được coi là hợp lý, hợp lệ đưa vô chi phí được trừ không?
Trường hợp như câu hỏi nêu trên là thực tế có ở nhiều doanh nghiệp, bởi các khoản giá trị nhỏ nên nhân viên dùng thẻ ATM, thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán trước, sau đó về công ty sẽ thanh toán lại.
Vấn đề này Cục thuế TP.HCM đã có Công văn số 1333/CTTPHCM-TTHT ngày 22/02/2021 hướng dẫn như sau:
Trường hợp Công ty ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty sử dụng thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ cho người bán sau đó Công ty thanh toán cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của Công ty vào tài khoản của cá nhân. Nếu hình thức thanh toán này được quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính của Công ty và Quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân; đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thì hình thức thanh toán trên được coi là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản thẻ tín dụng cá nhân của người lao động được ủy quyền để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ theo hình thức nói trên và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi cần.
Theo hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp vẫn có thể đưa các khoản chi do nhân viên thanh toán trước bằng thẻ ngân hàng cá nhân vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Tuy nhiên, cần lưu ý đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Doanh nghiệp phải thanh toán lại cho nhân viên bằng chuyển khoản;
- Việc thanh toán theo hình thức này phải được quy định trong quy chế tài chính của doanh nghiệp, hoặc phải có văn bản ủy quyền từ doanh nghiệp cho cá nhân mua hàng;
- Hàng hóa, dịch vụ được mua phải dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
- Doanh nghiệp phải lập danh sách tài khoản thẻ ngân hàng của các cá nhân thực hiện công việc này.