Khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
Căn cứ pháp lý:
- Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13;
- Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13;
- Nghị định số 28/2020/NĐ-CP;
- Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020.
-
Doanh nghiệp phải xác nhận sổ BHXH cho người lao động
Người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc và được cấp sổ bảo hiểm xã hội.
Căn cứ Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động, khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động:
Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.
Trong đó, nội dung được xác nhận là thời gian đóng, mức đóng bảo hiểm được hướng dẫn tại Khoản 4 Điều 1 Quyết định số 505/QĐ-BHXH:
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số Điều của Quy trình thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN); quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT ban hành kèm theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau:
4. Sửa đổi, bổ sungĐiểm 2.12 Khoản 2 Điều 2như sau:
“2.12. Xác nhận sổ BHXH: là thời gian đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN đã được hạch toán, phân bổ tiền nộp của người tham gia.”
Để thực hiện các quy định trên, Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội yêu cầu doanh nghiệp phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để xác nhận và trả sổ bảo hiểm cho người lao động:
Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động
5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồnglao động, hợp đồnglàm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
-
Xử phạt vi phạm hành chính
Các quy định trên khẳng định doanh nghiệp có nghĩa vụ xác nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thât nghiệp của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện, người lao động có thể liên hệ Phòng Lao động Thương binh và Xã hội cấp huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội để được hướng dẫn giải quyết.
Mức xử phạt hành chính đối với doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ xác nhận và trả sổ bảo hiểm xã hội được căn cứ trên số người lao động mà doanh nghiệp đã vi phạm, quy định tại Khoản 1 Điều 11 Nghị định số 28/2020/NĐ-CP như sau:
Điều 11. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
1. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Sửa đổi quá một lần thời hạn hợp đồng lao động bằng phụ lục hợp đồng lao động hoặc khi sửa đổi thời hạn hợp đồng lao động bằng phụ lục hợp đồng lao động làm thay đổi loại hợp đồng lao động đã giao kết trừ trường hợp kéo dài thời hạn hợp đồng lao động với người lao động cao tuổi và người lao động là cán bộ công đoàn không chuyên trách quy định tại khoản 6 Điều 192 của Bộ luật Lao động; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền bồi thường cho người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
