Doanh nghiệp cần lưu ý khi lập hóa đơn để tránh sai sót và hạn chế được các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về sử dụng hóa đơn.

Bài viết được sự tham vấn bởi Luật sư Nguyễn Quang Trung

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 39/2014/TT-BTC;
• Thông tư số 26/2015/TT-BTC;
• Công văn số 13408/CT-TTHT ngày 02/4/2018 của Cục thuế TP Hà Nội;
• Công văn số 391/CTHN-TTHT ngày 04/01/2023 của Cục thuế TP Hà Nội.

Chúng tôi nhận được câu hỏi như sau:

Chào Luật sư TLT, em muốn hỏi nếu hóa đơn đã xuất và giao cho khách hàng nhưng ngày xuất hóa đơn bị sai thì có được làm biên bản điều chỉnh không ạ?

Về nguyên tắc, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tài chính đúng thời điểm để ghi nhận doanh thu và thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.

• Xem thêm: Nguyên tắc xác định thời điểm xuất hóa đơn

Tuy nhiên trên thực tế, nhiều trường hợp vì lý do khách quan có sai sót trong việc lập hóa đơn, như sai tên hàng hóa, sai số lượng, sai ngày tháng năm, … Với những trường hợp lập hóa đơn bị sai thì hai bên vẫn có thể thỏa thuận để lập biên bản điều chỉnh chỉ tiêu bị sai sót.

Căn cứ điểm b Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 26/2015/TT-BTC như sau:

…

Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Căn cứ khoản 1, 2, 3 Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau:

Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập

1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
4. …

Theo các quy định trên, tùy vào từng trường hợp sẽ có cách xử lý khác nhau đối với hóa đơn bị sai sót. Tuy nhiên không có hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp hóa đơn bị sai về ngày, tháng, năm. Trong khi việc xuất hóa đơn sai ngày, tháng, năm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.

• Xem thêm: Xuất hóa đơn sai thời điểm – Phạt bao nhiêu tiền?

Tuy nhiên Công văn số 13408/CT-TTHT ngày 02/4/2018 của Cục thuế TP Hà Nội có hướng dẫn như sau:

Trường hợp hóa đơn viết sai ngày, tháng, năm phát hành thì hai bên lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh sai sót, trên hóa đơn ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung điều chỉnh, số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chỉnh.

Như vậy, theo hướng dẫn trên, với hóa đơn ghi sai chỉ tiêu ngày, tháng, năm thì hai bên vẫn có thể lập biên bản hoặc thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn, nhưng  sau đó bên bán/bên cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn khác để điều chỉnh sai sót.

Lưu ý, do hướng dẫn tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC chưa đủ rõ ràng. Do đó, việc lập biên bản điều chỉnh chỉ tiêu ngày, tháng, năm của hóa đơn đã xuất có thể không được chấp nhận mà sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính. Cụ thể, Công văn số 391/CTHN-TTHT ngày 04/01/2023 của Cục thuế TP Hà Nội có hướng dẫn như sau;

Hợp tác xã Thành Công cung cấp dịch vụ vận chuyển, xử lý rác thải sinh hoạt thì thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP…

Trường hợp Hợp tác xã Thành Công lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ theo,quy định tại Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP…

Vì vậy, doanh nghiệp nên lưu ý và tuân thủ các quy định về thời điểm lập hóa đơn để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính cũng như tránh phải nộp tiền chậm nộp thuế.