Doanh nghiệp có thể mua thêm các loại bảo hiểm tự nguyện cho nhân viên như là một chính sách phúc lợi, nhưng cần lưu ý gì để được tính vào chi phí được trừ?

Bài viết được sự tham vấn bởi Luật sư Nguyễn Quang Trung

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 25/2018/TT-BTC;
• Thông tư số 96/2015/TT-BTC;
• Thông tư số 78/2014/TT-BTC.

Chúng tôi nhận được câu hỏi như sau:

Chào Luật sư TLT, theo tôi được biết thì công ty có thể mua bảo hiểm nhân thọ, hoặc như các loại bảo hiểm sức khỏe khác cho nhân viên. Vậy công ty cần làm gì để đưa những khoản này vô chi phí hợp lý, hợp lệ được trừ thuế TNDN?

Căn cứ Thông tư số 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được tính vào chi phí thuế TNDN nếu khoản chi đáp ứng đủ 3 điều kiện bao gồm:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
3. Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Ngoài ra, căn cứ Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3, Điều 3 Thông tư số 25/2018/TT-BTC như sau:

2.11. Phần chi vượt mức 03 triệu đồng/tháng/người để: Trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động; Phần vượt mức quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế để trích nộp các quỹ có tính chất an sinh xã hội (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm hưu trí bổ sung bắt buộc), quỹ bảo hiểm y tế và quỹ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.

Khoản chi trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, quỹ có tính chất an sinh xã hội, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ ngoài việc không vượt mức quy định tại điểm này còn phải được ghi cụ thể Điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Doanh nghiệp không được tính vào chi phí đối với các Khoản chi cho Chương trình tự nguyện nêu trên nếu doanh nghiệp không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc cho người lao động (kể cả trường hợp nợ tiền bảo hiểm bắt buộc).

Theo các quy định trên, để khoản chi mua các loại bảo hiểm tự nguyện như: bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN thì doanh nghiệp cần lưu ý:

• Doanh nghiệp phải ghi rõ điều kiện để nhân viên được hưởng các loại bảo hiểm này trong hợp đồng lao động hoặc các văn bản quy chế nội bộ;
• Khoản chi mua bảo hiểm tự nguyện chỉ được giới hạn trong 3.000.000 đồng/tháng/người;
• Doanh nghiệp phải nộp đầy đủ và đúng hạn các loại bảo hiểm bắt buộc (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp);
• Khoản chi mua các loại bảo hiểm tự nguyện cho nhân viên là có phát sinh thực tế;
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp liên quan đến khoản chi mua bảo hiểm tự nguyện;
• Nếu có hoá đơn từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) thì phải thanh toán qua ngân hàng.