Doanh nghiệp phải ban hành và công khai thang lương, bảng lương để làm căn cứ chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động

Căn cứ pháp lý:

• Bộ luật Lao động năm 2019;
• Nghị định số 12/2022/NĐ-CP;
• Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Thông tư số 25/2018/TT-BTC.

Doanh nghiệp phải thực hiện chi trả tiền lương và các khoản phụ cấp theo thỏa thuận tại hợp đồng lao động, cũng như theo quy định tại các văn bản như thang lương, bảng lương, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính. Nếu doanh nghiệp chi trả tiền lương, phụ cấp cao hơn quy định tại thang lương, bảng lương, thỏa ước lao động tập thể hay quy chế tài chính thì có rủi ro gì?

1. Nghĩa vụ ban hành thang lương, bảng lương

Căn cứ Điều 93 Bộ luật Lao động năm 2019, doanh nghiệp có nghĩa vụ ban hành thang lương, bảng lương như sau:

Điều 93. Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động

1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.

3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Theo quy định trên, mặc dù không còn phải đăng ký thang lương, bảng lương với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải ban hành thang lương, bảng lương và định mức lao động, đồng thời phải công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Điều này nhằm mục đích minh bạch mức lương, phụ cấp mà người lao động có thể được hưởng theo từng chức danh và công việc cụ thể.

2. Rủi ro nếu chi trả cao hơn mức quy định tại thang lương, bảng lương

Pháp luật lao động hiện hành quy định xử phạt vi phạm hành chính đối với một số hành vi không trả hoặc trả không đủ tiền lương cho người lao động. Tuy nhiên không có quy định cụ thể cho việc doanh nghiệp chi trả cho người lao động vượt mức quy định tại thang lương, bảng lương.

Đối với pháp luật thuế, căn cứ khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Thông tư số 25/2018/TT-BTC, các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Theo quy định trên, nếu doanh nghiệp chi trả tiền lương, phụ cấp cho người lao động cao hơn so với thỏa thuận tại hợp đồng lao động, hoặc quy định tại thoả ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính thì phần chi vượt mức sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Do đó, phần chi tiền lương, phụ cấp vượt mức trong thang lương, bảng lương có thể bị coi là khoản chi phí không hợp lý và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.