Doanh nghiệp phải quản lý người lao động làm việc cho mình và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Căn cứ pháp lý:

• Bộ luật Lao động năm 2019;
• Nghị định số 12/2022/NĐ-CP.

Chúng tôi nhận được câu hỏi như sau:

Công ty tôi từ trước đến nay luôn duy trì dưới 10 người lao động, tôi có đóng BHXH, BHYT cho nhân viên đầy đủ. Vừa rồi tôi nhận được công văn của ủy ban yêu cầu chuẩn bị hồ sơ lao động, trong đó có sổ quản lý lao động. Tôi muốn hỏi công ty tuân thủ đầy đủ quy định về lao động, nhưng không có sổ quản lý thì có bị phạt gì không?

Sổ quản lý lao động là tài liệu theo dõi và quản lý tất cả người lao động trong doanh nghiệp. Trong đó chứa đựng các thông tin về cá nhân và quá trình làm việc của người lao động tại doanh nghiệp.

1. Trách nhiệm lập sổ quản lý lao động

Căn cứ khoản 1 Điều 12 Bộ luật Lao động năm 2019 như sau:

Điều 12. Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động

1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Theo quy định trên, hiện nay doanh nghiệp thường quản lý lao động bằng phần mềm. Điều này được pháp luật cho phép. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần sẵn sàng để in và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

2. Xử phạt nếu không lập sổ quản lý lao động

Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu xuất trình sổ quản lý lao động, mà doanh nghiệp không đáp ứng được thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại điểm d khoản 1 hoặc điểm d khoản 2 Điều 8 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP như sau:

Điều 8. Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi sau đây:
   • d) Không xuất trình sổ quản lý lao động khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
   • d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

Lưu ý:

• Mức phạt tiền nêu trên áp dụng cho cá nhân có hành vi vi phạm;
• Nếu người sử dụng lao động là doanh nghiệp thì mức phạt bằng 2 lần mức phạt đối với cá nhân.