Doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân làm địa điểm kinh doanh cần lưu ý gì để kê khai chi phí và thuế GTGT đối với tiền điện, nước.

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 219/2013/TT-BTC;
• Thông tư số 78/2014/TT-BTC;
• Thông tư số 96/2015/TT-BTC.

Rất nhiều doanh nghiệp thuê nhà ở của các cá nhân để làm trụ sở, địa điểm kinh doanh. Trong các trường hợp này hầu hết chủ nhà cho thuê là người trực tiếp ký hợp đồng với công ty điện lực và công ty cấp nước.

Do vậy, doanh nghiệp cần chú ý hồ sơ chứng từ để đưa tiền điện, tiền nước vào chi phí hợp lý được trừ, cũng như lưu ý về thuế GTGT của dịch điện, nước.

1. Không được khấu trừ thuế GTGT của dịch vụ điện, nước tại nhà thuê

Khi chủ nhà ký hợp đồng trực tiếp với công ty điện lực và công ty cấp nước thì các hóa đơn điện, nước sẽ mang tên chủ nhà. Do vậy:

Căn cứ khoản 15 điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC như sau:

Điều 14: Nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào:

15. Cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp:

• Hoá đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán;
• Hoá đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua.

Theo quy định trên: hóa đơn tiền điện, nước mà không mang tên công ty thuê nhà thì công ty không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

2. Được đưa vào chi phí được trừ tiền điện, nước phát sinh tại nhà thuê nếu…

Căn cứ Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC như sau:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:

1. Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.
2. Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.

Theo quy định trên: Để khoản chi tiền điện, nước được đưa và chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN thì có 2 trường hợp:

• Nếu doanh nghiệp trực tiếp thanh toán cho công ty điện lực, công ty cấp nước thì chứng từ cần thiết có: Hợp đồng thuê nhà; Hóa đơn tiền điện nước; Chứng từ thanh toán.
• Nếu doanh nghiệp thanh toán cho chủ nhà thì chứng từ cần thiết có: Hợp đồng thuê nhà; Hóa đơn tiền điện nước; Chứng từ thanh toán điện nước thực tế tiêu thụ cho chủ nhà.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần thỏa thuận rõ trong hợp đồng thuê nhà về việc bên nào có nghĩa vụ thực hiện chi trả tiền điện, nước.