Doanh nghiệp chưa được thành lập nhưng các sáng lập viên đã ký hợp đồng tổ chức mua sắm máy móc, vật tư để sản xuất thì xử lý chứng từ thế nào?

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 96/2015/TT-BTC;
• Công văn số 73172/CT-TTHT ngày 28/11/2016 của Cục thuế TP. Hà Nội;
• Công văn số 12423/CT-TTHT ngày 29/3/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội.

Khi doanh nghiệp chưa được thành lập, các sáng lập viên vẫn có thể đầu tư, mua sắm trang thiết bị, vật tư, hàng hóa để chuẩn bị cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Các khoản đầu tư này nếu được thanh toán trước khi doanh nghiệp được thành lập vẫn có thể đưa vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện của khoản chi được trừ.

Cụ thể, Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định nguyên tắc xác định chi phí được trừ như sau:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
   1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
   2. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
   3. Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Tuy nhiên, cần lưu ý do chưa có pháp nhân để thực hiện giao dịch, nên các sáng lập viên công ty cần có ủy quyền cho cá nhân, tổ chức để thực hiện đầu tư, mua sắm. Sau đó công ty sẽ thực hiện thanh toán lại cho cá nhân, tổ chức được ủy quyền.  Cụ thể:

Công văn số 73172/CT-TTHT ngày 28/11/2016 của Cục thuế TP Hà Nội hướng dẫn như sau:

• Trường hợp Công ty trước khi thành lập doanh nghiệp, Hội đồng quản trị của Công ty có văn bản ủy quyền cho Công ty CEOSUITE PRIVATE LIMITED (gọi tắt là tổ chức được ủy quyền) thực hiện chi hộ một số khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp như: mua máy Photocopy và thiết bị đi kèm, vật tư tiêu hao, phụ tùng thay thế, giấy, phí trang in, phần mềm… thìcác hóa đơn mang tên tổ chức được ủy quyền, Công ty không phải điều chỉnh hóa đơn (thông tin đơn vị mua hàng) và được coi là chứng từ hợp lý, hợp lệ để hạch toán vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu các hóa đơn này đáp ứng đủ điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 của Bộ Tài chính nêu trên.
• Công ty phải thực hiện thanh toán cho tổ chức được ủy quyền qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên.

Công văn số 12423/CT-TTHT ngày 29/3/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội hướng dẫn như sau:

• Trường hợp trước khi thành lập công ty các sáng lập viên của công ty có văn bản ủy quyền cho Chủ đầu tư của Công ty và một công ty khác tại Việt Nam (gọi tắt là các tổ chức được ủy quyền) thực hiện chi hộ một số khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mua sắm hàng hóa, vật tư thì với các hóa đơn mua hàng mang tên tổ chức được ủy quyền, Công ty không phải điều chỉnh hóa đơn (thông tin đơn vị mua hàng) và được coi là chứng từ hợp lý, hợp lệ để hạch toán vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu các hóa đơn này đáp ứng đủ điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC nêu trên. Công ty được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo các hóa đơn GTGT đứng tên tổ chức được ủy quyền theo hướng dẫn tại Điểm b Khoản 12 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC nêu trên.
• Công ty phải thực hiện thanh toán cho tổ chức được ủy quyền qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên.