Người lao động mua hàng cho doanh nghiệp nhưng thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân của họ, doanh nghiệp cần làm gì để khấu trừ thuế GTGT và đưa vào chi phí được trừ?

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 26/2015/TT-BTC;
• Thông tư số 96/2015/TT-BTC;
• Công văn số 5465/TCT-KK ngày 25/11/2016 của Tổng cục Thuế.

Doanh nghiệp có thể giao việc, ủy quyền cho người lao động thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn là chủ thể của các giao dịch dân sự do người lao động thực hiện, cho dù việc thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện thông qua thẻ tín dụng cá nhân của người lao động mà lẽ ra phải thanh toán thông qua tài khoản ngân hàng của chính doanh nghiệp.

1. Điều kiện đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Về nguyên tắc, căn cứ căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
3. Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng…

Theo quy định trên, khoản chi mặc dù được thanh toán bằng thẻ tín dụng của cá nhân người lao động, nhưng nếu đó là khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến sản xuất kinh doanh, có đầy đủ chứng từ hợp lệ thì có thể được xem xét tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

2. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng

Căn cứ khoản 1 Điều 10, Thông tư số 26/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC về điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào như sau:

Điều 15. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo hướng dẫn của Bộ Tài chính áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài không có tư cách pháp nhân Việt Nam và cá nhân nước ngoài kinh doanh hoặc có thu nhập phát sinh tại Việt Nam.
2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này.

…

Theo quy định trên, để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, doanh nghiệp phải đảm bảo 2 điều kiện chính: (i) có hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào hợp pháp và (ii) tuân thủ quy định thanh toán không dùng tiền mặt.

Ngoài ra, ngày 25/11/2016, Tổng cục Thuế đã có Công văn số 5465/TCT-KK hướng dẫn như sau:

Trường hợp Công ty ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty sử dụng thẻ tín dụng cá nhân để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho người bán, sau đó Công ty sẽ thanh toán cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản của Công ty đã đăng ký với cơ quan thuế vào tài khoản của cá nhân:

Nếu hình thức thanh toán này được:

• Quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính của Công ty hoặc Quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân;
• Đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, gồm:
  • Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mang tên và mã số thuế của Công ty;
  • Hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của doanh nghiệp cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với doanh nghiệp;
  • Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân cho người bán,
  • Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của Công ty cho cá nhân.

Thì:

• Hình thức thanh toán trên được coi là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào
• Và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản thẻ tín dụng cá nhân của người lao động được ủy quyền để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ theo hình thức nói trên và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi cần.