Doanh nghiệp phải lập hệ thống sổ kế toán theo quy định để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát và để báo cáo khi cần thiết

Căn cứ pháp lý:

• Luật Kế toán năm 2015;
• Thông tư số 200/2014/TT-BTC;
• Nghị định số 41/2018/NĐ-CP.

Chúng tôi nhận được câu hỏi như sau:

Em mới thành lập công ty nhỏ, em không muốn mua sổ kế toán in sẵn ngoài hiệu sách mà tự thiết kế trên excel hoặc word để sử dụng được không? Nếu mẫu sổ kế toán của em không đúng nội dung thì có bị phạt không?

Theo Luật Kế toán năm 2015, mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn hệ thống sổ kế toán để áp dụng. Đồng thời phải áp dụng hệ thống sổ đó cho hết một kỳ kế toán năm. Do đó, việc lập sổ kế toán là bắt buộc phải thực hiện để đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, cũng như của cơ quan Nhà nước.

1. Doanh nghiệp có được tự thiết kế sổ kế toán riêng?

Căn cứ khoản 2, 3 Điều 122 Thông tư số 200/2014/TT-BTC như sau:

2. Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 Thông tư này nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.

3. Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán được hướng dẫn trong phụ lục số 4 Thông tư này để lập Báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình.

Theo quy định trên, doanh nghiệp được tự xây dựng mẫu sổ kế toán cho phù hợp nhu cầu quản lý của mình. Tuy nhiên, mẫu sổ phải thể hiện được đầy đủ, minh bạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đồng thời dễ kiểm tra, đối chiếu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các biểu mẫu được xây dựng sẵn ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC.

2. Nội dung sổ kế toán như thế nào?

Doanh nghiệp có quyền tự thiết kế sổ kế toán, nhưng phải bảo đảm đủ các nội dung được quy định tại Điều 24 Luật Kế toán năm 2015 như sau:

Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.

Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

• a) Ngày, tháng, năm ghi sổ;
• b) Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
• c) Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• d) Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;
• đ) Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

3. Phạt vi phạm hành chính nếu sổ kế toán không đủ nội dung

Nếu sổ kế toán do doanh nghiệp tự thiết kế mà không đủ các nội dung cần thiết được nêu tại Điều 24 Luật Kế toán năm 2015 thì có thể bị phạt vi phạm hành chính theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 9 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP như sau:

Điều 9. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về sổ kế toán

1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
   1. Lập sổ kế toán không ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; không đánh số trang; không đóng dấu giáp lai giữa các trang của số kế toán trên giấy;
   2. Sổ kế toán không ghi bằng bút mực (trừ trường hợp đơn vị lựa chọn ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử), ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, ghi chồng lên nhau, ghi cách dòng; không gạch chéo phần trang sổ không ghi; không thực hiện việc cộng số liệu tổng cộng khi ghi hết trang sổ, không thực hiện việc chuyển số liệu tổng cộng trang sổ trước sang đầu trang sổ kế tiếp;
   3. Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy (trừ các loại sổ không bắt buộc phải in theo quy định đối với trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử);
   4. Mẫu sổ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định.

Lưu ý:

• Mức phạt nêu trên được áp dụng đối với cá nhân có hành vi vi phạm;
• Mức phạt đối với tổ chức vi phạm sẽ bằng 2 lần mức phạt đối với cá nhân.