Doanh nghiệp có thể đưa các khoản tiền thuê tài sản của cá nhân vào chi phí được trừ, tuy nhiên cần lưu ý về hồ sơ chứng từ.

Bài viết được sự tham vấn bởi Luật sư Nguyễn Quang Trung

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 96/2015/TT-BTC;
• Thông tư số 40/2021/TT-BTC.

Chúng tôi nhận được câu hỏi như sau:

Luật sư TLT cho em hỏi, khi công ty thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn thì công ty phải lưu ý gì ạ để tiền thuê nhà được tính là chi phí được trừ.

Do thực tế rất nhiều cá nhân cho thuê nhà, cho thuê tài sản nhưng họ không muốn xuất hóa đơn vì ngại thủ tục phức tạp, nên hiện nay các doanh nghiệp đi thuê thường thỏa thuận trong hợp đồng thuê nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thuộc về doanh nghiệp để chủ động tránh rủi ro về thuế.  Mặc dù vậy, nếu cá nhân phải tự thực hiện kê khai và nộp thuế thì doanh nghiệp vẫn có thể đưa tiền thuê nhà vào chi phí được trừ.

Tuy nhiên, dù thuộc trường hợp nào, doanh nghiệp cần lưu ý về chứng từ để bảo đảm chi phí hợp lệ.

Căn cứ khoản 2.5 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC như sau:

• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Căn cứ Điều 8 Thông tư số 40/2021/TT-BTC như sau:

Điều 8. Phương pháp tính thuế đối với trường hợp tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân

1. Tổ chức, cá nhân khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân trong các trường hợp sau đây:
   1. Tổ chức thuê tài sản của cá nhân mà trong hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế;

Theo các quy định trên, khi thuê nhà cũng như các loại tài sản khác của cá nhân, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề như sau:

Về nghĩa vụ kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ hoạt động cho thuê tài sản:

• Nếu hợp đồng thuê tài sản có nội dung: “Cá nhân là người nộp thuế” hoặc hợp đồng không có thỏa thuận về nghĩa vụ kê khai và nộp thuế, thì cá nhân cho thuê tài sản sẽ tự mình thực hiện kê khai và nộp thuế;
• Nếu hợp đồng thuê tài sản có nội dung: “bên đi thuê là người nộp thuế” thì doanh nghiệp có nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản.

Về hồ sơ chứng từ:

Nếu hợp đồng thuê tài sản ghi cá nhân là người nộp thuế thì hồ sơ cần có: (Trường hợp này doanh nghiệp không cần quan tâm đến doanh thu cho thuê tài sản trên hay dưới 100.000.000 đồng/năm, bởi cá nhân là người kê khai và nộp thuế)

• Hợp đồng thuê tài sản;
• Chứng từ trả tiền thuê tài sản.

Nếu hợp đồng thuê tài sản ghi doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê thì hồ sơ cần có: (Trường hợp này doanh nghiệp phải lưu ý đến doanh thu cho thuê tài sản trên hay dưới 100.000.000 đồng/năm để xác định có phải nộp thuế hay không)

• Hợp đồng thuê tài sản;
• Chứng từ trả tiền thuê tài sản;
• Hồ sơ khai thuế và Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân nếu doanh thu cho thuê tài sản đạt ngưỡng phải nộp thuế (doanh thu cho thuê tài sản trên 100 triệu đồng/năm);
• Nếu hợp đồng thuê có nội dung: “Giá thuê chưa bao gồm tiền thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân” thì doanh nghiệp được đưa số tiền thuế nộp thay vào chi phí được trừ.