Chi phí thuê trụ sở công ty, địa điểm kinh doanh là khoản chi đáng kể đối với một số doanh nghiệp. Tuy nhiên cần lưu ý hồ sơ, chứng từ để được tính chi phí thuế TNDN.

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 96/2015/TT-BTC;
• Công văn số 5973/CT-TTHT ngày 20/06/2018 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh.

Khi thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh, cá nhân thành lập doanh nghiệp phải cung cấp địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp trong hồ sơ. Đồng thời doanh nghiệp phải đảm bảo địa chỉ trụ sở thuộc quyền sử dụng hợp pháp của mình.

Vì vậy, nếu cá nhân tiến hành thuê địa điểm đặt trụ sở doanh nghiệp trước khi được cấp Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp thì tiền thuê do cá nhân đã trả được tính chi phí được trừ hay không? và hồ sơ, chứng từ được thực hiện như thế nào?

Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC như sau:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
   1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
   2. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
   3. Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Theo quy định trên, về nguyên tắc, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu khoản chi đáp ứng đủ 3 điều kiện sau:

• Khoản chi có phát sinh thực tế và dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh;
• Có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp;
• Tuân thủ quy định thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị thanh toán từng lần từ 20 triệu đồng trở lên.

Ngoài ra, Công văn số 5973/CT-TTHT ngày 20/06/2018 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh đã có hướng dẫn như sau:

• Trường hợp các sáng lập viên của Công ty có văn bản ủy quyền cho cá nhân thuê văn phòng trước khi thành lập Công ty, nếu việc sử dụng văn phòng này liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn chứng từ theo quy định (hóa đơn, chứng từ đứng tên cá nhân được ủy quyền, hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải thanh toán qua ngân hàng) thì được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, chi phí được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh, tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.
• Trường hợp Công ty … ký hợp đồng cho ông … thuê văn phòng thì Công ty … xuất hóa đơn cho ông … theo quy định.

Như vậy:

• Tiền thuê trụ sở trước khi công ty được thành lập vẫn có thể được đưa vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN nếu tuân thủ đủ 3 điều kiện nêu trên;
• Tiền thuê được phân bổ dần vào chi phí, nhưng không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động;
• Hóa đơn thuê văn phòng có thể được xuất mang tên cá nhân thành lập doanh nghiệp.