Văn phòng hoạt động của chi nhánh sử dụng nhưng công ty đứng tên ký hợp đồng thuê. Phải làm gì để được tính chi phí hợp lý?

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 96/2015/TT-BTC;
• Công văn số 3351/CT-TTHT ngày 21/01/2020 của Cục thuế TP Hà Nội.

Về nguyên tắc doanh nghiệp được trừ khoản chi nếu khoản chi đó là thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ chứng từ và đảm bảo quy định về phương thức thanh toán. Cụ thể:

Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này; doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất; kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
3. Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng…

Với nguyên tắc trên, nếu công ty ký hợp đồng thuê văn phòng mà đơn vị sử dụng là chi nhánh thì không đảm bảo điều kiện “liên quan đến hoạt động sản xuất; kinh doanh của doanh nghiệp”.

Do vậy, ngày 21/01/2020, Cục thuế TP Hà Nội đã có Công văn số 3351/CT-TTHT hướng dẫn hồ sơ để doanh nghiệp thực hiện như sau:

• Trường hợp Công ty ký hợp đồng thuê văn phòng của, nhưng thực tế Công ty không sử dụng mà cho Chi nhánh sử dụng thì các bên xem xét điều chỉnh hợp đồng làm cơ sở để bên cho thuê lập hóa đơn cho Chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật.
• Việc kê khai khấu trừ thuế GTGT, hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế TNDN của Chi nhánh thực hiện theo quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT-BTC và Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC.