Từ ngày 1/7/2025, các quy định về thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) có nhiều thay đổi đáng chú ý.

Một trong những vấn đề được các doanh nghiệp và kế toán quan tâm là: nếu trả lương (số tiền trên 5 triệu) bằng tiền mặt, liệu khoản chi này có được chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế?

1. Hình thức trả lương hiện hành

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức chi trả:

• Tiền mặt: Trả trực tiếp cho người lao động.
• Chuyển khoản: Trả qua tài khoản ngân hàng cá nhân của người lao động. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải chịu các chi phí liên quan đến việc mở tài khoản và chuyển tiền.

Về cách tính lương, có ba hình thức phổ biến:

• Lương theo thời gian: Dựa trên thời gian làm việc (tháng, tuần, ngày, giờ).
• Lương theo sản phẩm: Dựa vào số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành.
• Lương khoán: Dựa trên khối lượng công việc và thời gian hoàn thành.

2. Trả lương bằng tiền mặt có được tính vào chi phí hợp lý?

Câu trả lời là có, nhưng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có hợp đồng lao động hợp pháp giữa người lao động và doanh nghiệp.
• Có bảng lương, phiếu chi lương, chứng từ thanh toán rõ ràng.
• Mức lương phải phù hợp với chức danh, công việc và không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
• Người lao động phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định, trừ các trường hợp được miễn.
• Nếu lương vượt ngưỡng chịu thuế TNCN, phải thực hiện khấu trừ và kê khai thuế đầy đủ.

Nếu doanh nghiệp trả lương bằng tiền mặt nhưng không có chứng từ hợp lệ, không đóng bảo hiểm hoặc không khấu trừ thuế TNCN đúng quy định, khoản chi này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Cần lưu ý: Trong trường hợp người lao động không tham gia bảo hiểm (do thỏa thuận hoặc vi phạm), chi phí lương sẽ không được tính vào chi phí hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm nếu cố tình né tránh nghĩa vụ bảo hiểm.

3. Khuyến nghị cho doanh nghiệp

Để đảm bảo chi phí lương được chấp nhận khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên tham khảo thực hiện như sau:

• Ưu tiên trả lương qua chuyển khoản để dễ dàng kiểm soát và chứng minh chi phí.
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm cho người lao động.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ: hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng lương, quy chế lương thưởng.
• Cập nhật kịp thời các quy định mới về thuế từ ngày 1/7/2025 để vận hành đúng luật.