Doanh nghiệp thuê nhà, thuê xe ô tô của cá nhân để làm trụ sở và đi lại có thể đưa tiền thuê vào chi phí được trừ, tuy nhiên cần lưu ý khi ký hợp đồng thuê và các chứng từ cần thiết.

Bài viết được sự tham vấn bởi Luật sư Nguyễn Quang Trung

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 96/2015/TT-BTC.

Chúng tôi nhận được câu hỏi như sau:

Xin chào anh chị Luật sư TLT, bên em là công ty nhỏ có thuê nhà và xe của cá nhân để làm địa điểm kinh doanh và phương tiện đi lại. Ban đầu khi thuê thì giám đốc không biết về thủ tục thuế nên không thỏa thuận về xuất hóa đơn. Nay những cá nhân này họ không thể xuất hóa đơn. Vậy, nếu đưa tiền thuê vào chi phí thì làm như thế nào ạ?

Thực tế rất nhiều doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân để làm trụ sở kinh doanh và thuê xe ô tô của các cá nhân để di chuyển. Nhưng những cá nhân này không thực hiện xuất hóa đơn do vậy doanh nghiệp bối rối khi tính tiền thuê vào chi phí được trừ.

Căn cứ  Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC, khi chi tiền thuê tài sản của cá nhân (nhà, đất, xe ô tô, …) thì hồ sơ xác định chi phí được trừ như sau:

• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Theo quy định trên, để xác định chi phí được trừ đối với tiền thuê tài sản của cá nhân, doanh nghiệp cần kiểm tra nội dung hợp đồng thuê tài sản đã ký:

Nếu hợp đồng thuê đã ký không quy định rõ về nghĩa vụ nộp thuế được thực hiện như thế nào thì cá nhân có tài sản cho thuê sẽ chịu thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng từ hoạt động cho thuê tài sản. Do đó, doanh nghiệp có quyền đưa khoản tiền thuê vào chi phí được trừ. Tuy nhiên phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ thuê tài sản bao gồm:

• Hợp đồng thuê tài sản;
• Chứng từ trả tiền thuê.

Nếu hợp đồng thuê đã ký có nội dung quy định bên thuê (doanh nghiệp) nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản, thì doanh nghiệp kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản và được đưa khoản tiền thuê vào phi phí được trừ. Tuy nhiên phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ bao gồm:

• Hợp đồng thuê tài sản;
• Chứng từ trả tiền thuê;
• Chứng từ kê khai và nộp tiền thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng (nếu thu nhập từ hoạt động cho thuê đạt mức phải nộp thuế là trên 100.000.000 đồng/năm);
• Nếu hợp đồng thuê tài sản có quy định thêm tiền thuê là chưa bao gồm thuế thì phần thuế mà doanh nghiệp phải nộp thêm cũng được tính vào chi phí được trừ.