Trong thực tế kinh doanh, không ít doanh nghiệp được thành lập bởi các cổ đông hoặc thành viên góp vốn, và sử dụng chính nhà riêng của Giám đốc hoặc thành viên đó làm trụ sở hoạt động.

Vậy khoản chi phí thuê nhà này có được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp?

1. Công ty có được thuê nhà của Giám đốc để làm văn phòng?

Hoàn toàn được phép, miễn là giao dịch thuê nhà tuân thủ đúng quy định pháp luật. Điều quan trọng là phải phân biệt rõ ràng giữa tài sản cá nhân của Giám đốc và tài sản của doanh nghiệp. Các khoản chi tiêu phục vụ hoạt động công ty không được lẫn lộn với chi tiêu cá nhân.

Giao dịch thuê nhà giữa công ty và Giám đốc cần đảm bảo:

• Có hợp đồng thuê nhà hợp pháp, đầy đủ chữ ký của bên cho thuê (Giám đốc – với tư cách cá nhân) và bên thuê (công ty – đại diện pháp lý).
• Người cho thuê phải là chủ sở hữu hợp pháp của căn nhà.
• Hợp đồng phải thể hiện rõ mục đích sử dụng là làm văn phòng công ty, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.

Sau khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần thông báo bổ sung địa điểm kinh doanh với Sở Kế hoạch và Đầu tư theo quy định.

2. Điều kiện để chi phí thuê nhà được tính vào chi phí hợp lý

Căn cứ Thông tư 78/2014/TT-BTC, nếu công ty thuê nhà riêng của Giám đốc để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, thì:

• Bên cho thuê nhà (Giám đốc) phải đăng ký mã số thuế tại Chi cục Thuế nơi có nhà cho thuê.
• Nếu tổng tiền thuê nhà vượt 100 triệu đồng/năm, cá nhân cho thuê phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, bao gồm: thuế TNCN và thuế GTGT.
• Bên cho thuê nhà (Giám đốc) có thể ủy quyền cho công ty nộp thuế thay.

Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hợp đồng, chứng từ thanh toán và nghĩa vụ thuế, chi phí thuê nhà sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Kết luận

Việc công ty thuê nhà của Giám đốc hoặc thành viên góp vốn để làm văn phòng là hoàn toàn hợp pháp. Khoản chi phí này có thể được đưa vào chi phí hợp lý nếu:

• Có hợp đồng thuê rõ ràng.
• Chứng từ thanh toán đầy đủ.
• Cá nhân cho thuê thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định.

Điều cốt lõi là phải đảm bảo tính minh bạch và tách biệt giữa tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp, đồng thời thể hiện đúng bản chất thương mại của giao dịch thuê.