Điều lệ công ty là một thỏa thuận giữa những người sáng lập công ty, rộng hơn là thỏa thuận giữa các chủ sở hữu công ty.

Điều lệ là văn kiện ghi nhận các nội dung cơ bản của công ty như tên công ty, loại hình doanh nghiệp, vốn điều lệ, phương thức góp vốn, người đại diện theo pháp luật, bộ máy tổ chức, quản lý, hoạt động của công ty, cách thức chấm dứt hoạt động của công ty …

Có thể thấy điều lệ là văn bản cơ bản và quan trọng nhất cần phải có trước khi thành lập doanh nghiệp (ngoại trừ loại hình doanh nghiệp tư nhân không cần có điều lệ doanh nghiệp). Chính vì vậy, pháp luật quy định khá chặt chẽ đối với nội dung bản điều lệ, bắt buộc nó phải được xây dựng dựa trên các quy định pháp luật nhất định. Tuy nhiên, với bản chất là một sự thỏa thuận giữa những chủ thể sáng lập, chủ thể sở hữu nên điều lệ vẫn được phép sửa đổi, bổ sung miễn là không trái pháp luật.

Thực tế phổ biến là các cá nhân khi khởi sự kinh doanh thường tập trung mọi nguồn lực để thực hiện ý tưởng kinh doanh của mình, mà ít chú trọng vào mảng pháp lý. Thông thường các doanh nghiệp thường thuê một đơn vị làm dịch vụ và giao khoán toàn bộ mọi thủ tục pháp lý cho đến khi ra được giấy phép kinh doanh, con dấu, hoặc thậm chí giao khoán hẳn cho các đơn vị này thực hiện mảng kế toán doanh nghiệp. Điều này dẫn đến bản điều lệ của doanh nghiệp thường được sử dụng theo mẫu rất đơn giản, thậm chí vẫn còn giữ nguyên nội dung “Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác”, “Luật này và Điều lệ công ty”.

Tầm quan trọng: như đã nói ở trên, điều lệ là sự thỏa thuận giữa những người sở hữu doanh nghiệp, quy định về việc thành lập và tổ chức, điều hành doanh nghiệp. Vì vậy, rõ ràng khi có sự mâu thuẫn trong về quyền lợi giữa các chủ sở hữu doanh nghiệp thì người ta lại đem điều lệ ra để làm căn cứ giải quyết. Hay khi doanh nghiệp hợp tác, kinh doanh với đối tác, những gì đối tác đầu tư và khách hàng luôn quan tâm thường là ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, vốn, ai có thẩm quyền ký hợp đồng… những thông tin này đều quy định tại điều lệ.

Chúng tôi liệt kê một số nguyên tắc đối với nội dung điều lệ để doanh nghiệp tham khảo nhằm xây dựng bản điều lệ đúng quy định pháp luật và đầy đủ các nội dung cần thiết:

1. Điều lệ không được trái với quy định của pháp luật (quy định của Bộ luật dân sự, Luật Doanh nghiệp, Luật Thương mại, pháp luật về thuế, kế toán…)
2. Điều lệ là thỏa thuận của các chủ sở hữu, nên phải dựa trên nguyên tắc tự nguyện. Cần thiết phải trải qua các bước đàm phán, thảo luận những vấn đề cần được nêu trong điều lệ trước khi ký kết.
3. Điều lệ Công ty phải có các nội dung chủ yếu theo quy định tại Luật doanh nghiệp, bao gồm:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
• Ngành, nghề kinh doanh;
• Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch và các đặc điểm cơ bản khác của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần; phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh; số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần từng loại của cổ đông sáng lập;
• Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
• Cơ cấu tổ chức quản lý;
• Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần;
• Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
• Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho người quản lý và Kiểm soát viên;
• Những trường hợp thành viên có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
• Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
• Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
• Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
• Chữ ký của Các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh, Chủ sở hữu công ty là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, Cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức đối với công ty cổ phần.