Nhiều doanh nghiệp băn khoăn: “Chi phí từ 5 triệu đồng trở lên có bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế không?”

Câu trả lời không đơn giản là “có” hay “không”, mà cần hiểu rõ bản chất pháp lý và các quy định thuế hiện hành.

1. Không phải lúc nào cũng cần hợp đồng, nhưng…

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, việc ghi nhận chi phí hợp lý hoặc khấu trừ thuế không bắt buộc phải có hợp đồng cho mọi khoản chi. Thay vào đó, doanh nghiệp cần có chứng từ hợp lệ, hợp pháp để chứng minh giao dịch.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, hợp đồng lại đóng vai trò then chốt để đảm bảo tính hợp pháp của khoản chi, đặc biệt khi:

• Giao dịch có giá trị lớn
• Thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, bù trừ công nợ…)
• Trả chậm, trả góp hoặc thanh toán nhiều đợt

2. Mốc 5 triệu đồng: Ý nghĩa trong thuế GTGT và TNDN

Thuế GTGT: Từ Nghị định số 15/2022/NĐ-CP, mốc 5 triệu đồng là ngưỡng bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Trước đây, ngưỡng này là 20 triệu đồng.

Thuế TNDN: Cho đến ngày 30/9/2025, theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp vẫn có thể thanh toán bằng tiền mặt cho các khoản chi dưới 20 triệu đồng mà vẫn được tính chi phí hợp lý. Tuy nhiên, từ 01/10/2025, Luật Thuế TNDN sửa đổi sẽ hạ ngưỡng này xuống còn 5 triệu đồng để đồng bộ với quy định thuế GTGT.

Ví dụ thực tế:
Nếu doanh nghiệp thanh toán 7 triệu đồng bằng tiền mặt trước ngày 01/10/2025, khoản chi đó vẫn được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thuế TNDN, nhưng không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

3. Khi nào bắt buộc phải có hợp đồng?

Một số giao dịch mà pháp luật yêu cầu phải có hợp đồng để được ghi nhận chi phí:

• Thuê hoặc mượn đất
• Xây dựng công trình
• Mua bán tài sản cố định gắn liền với quyền sử dụng đất
• Thuê tài sản của cá nhân
• Chi phí điện nước gắn với hợp đồng thuê địa điểm
• Sửa chữa tài sản thuê nếu hợp đồng quy định trách nhiệm sửa chữa

4. Rủi ro nếu không có hợp đồng

Giao dịch trên 5 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt không có hợp đồng dễ bị cơ quan thuế loại khỏi việc khấu trừ thuế GTGT.

Sau ngày 01/10/2025, nếu không có hợp đồng và thanh toán tiền mặt, doanh nghiệp có thể bị loại cả chi phí TNDN lẫn thuế GTGT.

Nếu xảy ra tranh chấp về chất lượng hàng hóa, dịch vụ mà không có hợp đồng văn bản, doanh nghiệp sẽ gặp bất lợi khi làm việc với cơ quan thuế hoặc tòa án.

5. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Dù pháp luật chưa bắt buộc hợp đồng cho mọi khoản chi từ 5 triệu đồng, nhưng doanh nghiệp nên chủ động lập hợp đồng trong các trường hợp sau:

• Giao dịch có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên
• Thanh toán không dùng tiền mặt nhiều lần
• Giao dịch có khả năng phát sinh tranh chấp
• Giao dịch trả góp hoặc trả chậm

Việc có hợp đồng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế, mà còn là “lá chắn” pháp lý bảo vệ quyền lợi trong các tình huống phát sinh.