Doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân làm văn phòng với giá trên 20 triệu/tháng có phải thanh toán bằng chuyển khoản để tính chi phí được trừ?

Căn cứ pháp lý:

• Công văn số 30300/CT-TTHT ngày 05/5/2020 của Cục thuế TP Hà Nội;
• Công văn số 1834/TCT-TNCN ngày 04/05/2016 của Tổng cục Thuế.

1. Cá nhân cho thuê nhà không được cấp hóa đơn lẻ

Theo quy định pháp luật, với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 20 triệu đồng trở lên, thì doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Tuy nhiên, ngày 04/5/2016 Tổng cục thuế đã có Công văn số 1834/TCT-TNCN hướng dẫn cá nhân cho thuê nhà sẽ không được cấp hóa đơn lẻ như sau:

Cơ quan Thuế không cấp hóa đơn lẻ cho hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho doanh nghiệp thuê kể cả trường hợp doanh thu cho thuê trên 100 triệu đồng/năm. Doanh nghiệp thuê tài sản của hộ gia đình, cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân (nếu có trong trường hợp bên thuê là người nộp thuế thay), không phải lập Bảng kê theo mẫu số 01/TNDN tại Thông tư số 78/2014/TT-BTC….

2. Doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân có thể thanh toán tiền mặt

Ngày 05/05/2020, Cục thuế TP Hà Nội đã có Công văn số số 30300/CT-TTHT hướng dẫn việc thanh toán tiền thuê nhà của cá nhân để dùng làm văn phòng công ty như sau:

Việc thanh toán không dùng tiền mặt chỉ áp dụng trong trường hợp khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT). Trường hợp thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản. Cá nhân cho thuê tài sản không phải lập hóa đơn trong trường hợp này.

Như vậy, khi doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân thì:

• Cá nhân không được cấp hóa đơn lẻ;
• Đồng thời doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng mặc dù số tiền thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.

Ngoài ra:

Trường hợp tại hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì tổng số tiền thuê nhà bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.