Doanh nghiệp có thể đưa tiền thuê nhà phải trả cho cá nhân vào chi phí được trừ thuế TNDN, nhưng phải tuân thủ các điều kiện về chứng từ và thanh toán.

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC;
• Công văn số 30300/CT-TTHT ngày 05/5/2020 của Cục Thuế TP. Hà Nội.

Doanh nghiệp có quyền thuê nhà của cá nhân làm trụ sở kinh doanh, do đó tiền thuê nhà phải trả có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. Tuy nhiên doanh nghiệp cần lưu ý quy định về chứng từ và điều kiện thanh toán.

Về nguyên tắc, mọi khoản chi được trừ thuế TNDN của doanh nghiệp phải đáp ứng đủ 3 điều kiện sau đây:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật
3. Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Căn cứ điểm 2.5 khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC như sau:

2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

2.5. Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:

• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.

Theo các quy định trên, khi thuê nhà của cá nhân, doanh nghiệp cần có các chứng từ sau đây:

• Hợp đồng thuê tài sản;
• Chứng từ trả tiền thuê;
• Chứng từ doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân (nếu hợp đồng thuê có điều khoản doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân);

Như vậy, trường hợp doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân làm trụ sở kinh doanh thì không có hóa đơn dịch vụ cho thuê. Vì vậy không áp dụng quy định bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt trong trường hợp này, cho dù tiền thuê hàng tháng phải trả một lần là trên 20 triệu đồng.

Ngoài ra Công văn số 30300/CT-TTHT ngày 05/5/2020 của Cục Thuế TP. Hà Nội cũng có hướng dẫn như sau:

• Việc thanh toán không dùng tiền mặt chỉ áp dụng trong trường hợp khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT). Trường hợp Viện chuyên ngành vật liệu xây dựng và bảo vệ công trình thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản. Cá nhân cho thuê tài sản không phải lập hóa đơn trong trường hợp này.
• Trường hợp tại hợp đồng thỏa thuận Viện chuyên ngành vật liệu xây dựng và bảo vệ công trình nộp thuế thay cho cá nhân thì tổng số tiền thuê nhà bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

Download Công văn số 30300/CT-TTHT ngày 05/5/2020 của Cục Thuế TP. Hà Nội tại đây.