Doanh nghiệp được tính tiền lương, tiền thưởng cho người lao động vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp, nhưng có thể không được trừ thuế TNDN trong một số trường hợp

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 78/2014/TT-BTC;
• Thông tư số 96/2015/TT-BTC;
• Thông tư số 25/2018/TT-BTC.

Thông thường các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN phải nộp của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, khoản chi cho người lao động không được tính vào chi phí hợp lý được trừ nếu khoản chi đó không được quy định rõ trong thỏa thuận với người lao động, hoặc không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh,… mặc dù có phát sinh thực tế.

Căn cứ khoản 2 điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Thông tư số 25/2018/TT-BTC, các khoản chi cho người lao động sau đây không được trừ khi tính thuế TNDN:

1. Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán;
2. Các Khoản tiền lương, tiền thưởng không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty;
3. Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi. Trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
   • Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
   • Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
   • Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.
   • Ví dụ: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2014, DN A có trích quỹ dự phòng tiền lương là 10 tỷ đồng, đến ngày 30/06/2015 (đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng kỳ tính thuế theo năm dương lịch), DN A mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2014 là 7 tỷ đồng thì DN A phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2015) là 3 tỷ đồng (10 tỷ – 7 tỷ). Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2015 nếu DN A có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.
4. Tiền lương, tiền công của:
   • Chủ doanh nghiệp tư nhân;
   • Chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ);
   • Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.