Trong lộ trình hiện đại hóa hệ thống quản lý thuế và thúc đẩy nền kinh tế không dùng tiền mặt, Chính phủ đã đưa ra một “át chủ bài” pháp lý mới thông qua Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Một trong những thay đổi gây chấn động nhất cho cộng đồng doanh nghiệp (DN) chính là việc thu hẹp cánh cửa “chi tiền mặt” đối với tiền lương và thu nhập của người lao động.

1. Phân tích nền tảng pháp lý: Từ “Mua hàng hóa” đến “Khoản thanh toán khác”

Trước đây, quy định về thanh toán không dùng tiền mặt (chứng từ ngân hàng) thường được hiểu khu trú trong phạm vi mua bán hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn trên 20 triệu đồng. Tuy nhiên, tại Điểm c, Khoản 1, Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thuật ngữ pháp lý đã được mở rộng và chi tiết hóa một cách triệt để:

Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Điểm cốt lõi: Cụm từ “các khoản thanh toán khác” chính là chiếc lưới pháp lý bao hàm cả chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các chế độ đãi ngộ cho người lao động. Việc Cục Thuế khẳng định tại Hội nghị đối thoại ngày 26/12/2025 đã chấm dứt mọi tranh cãi: Tiền lương trên 5 triệu đồng/lần trả bắt buộc phải qua ngân hàng để được tính là chi phí hợp lệ.

2. Sự thay đổi về “Ngưỡng định lượng” – Từ 20 triệu xuống 5 triệu – Một bước đi quyết liệt

Việc hạ ngưỡng bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu đồng xuống còn 05 triệu đồng mang hàm ý chính sách rất sâu sắc:

• Kiểm soát dòng tiền thực: Mức 5 triệu đồng tiệm cận với mức lương tối thiểu và thu nhập trung bình của đại đa số lao động phổ thông. Điều này giúp cơ quan thuế kiểm soát tính chính xác của việc chi trả lương, tránh tình trạng “khai khống” danh sách lao động hoặc lập chứng từ ảo để bào mòn lợi nhuận tính thuế TNDN.
• Sự nhất quán với dữ liệu cá nhân: Khi tiền lương chảy qua hệ thống ngân hàng, cơ quan thuế dễ dàng đối soát với dữ liệu Thuế TNCN và Bảo hiểm xã hội. Đây là mô hình “kiềng ba chân” giúp minh bạch hóa nghĩa vụ tài chính của DN.

3. Hệ quả pháp lý: “Lỗi kỹ thuật” dẫn đến thiệt hại tài chính thật

Nếu DN vẫn giữ thói quen chi trả lương bằng tiền mặt cho các mức thu nhập từ 5 triệu đồng trở lên, hệ quả sẽ cực kỳ nghiêm trọng về mặt thuế:

• Bị loại hoàn toàn chi phí: Toàn bộ phần tiền lương chi bằng tiền mặt vượt ngưỡng 5 triệu sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
• Tăng gánh nặng thuế TNDN: Giả sử DN trả lương tiền mặt 1 tỷ đồng cho các nhân sự mức lương 10 triệu/tháng. Nếu bị loại chi phí này, DN sẽ phải nộp thêm 200 triệu đồng thuế TNDN (tương ứng 20%) và các khoản tiền chậm nộp phát sinh.
• Rủi ro kiểm soát nội bộ: Việc không tuân thủ hình thức thanh toán theo Nghị định 320 có thể khiến DN bị xếp vào nhóm rủi ro cao về thuế, dẫn đến tần suất thanh tra, kiểm tra dày đặc hơn.

4. Áp dụng ngay cho kỳ tính thuế 2025 – Thách thức về thời gian

Điểm đáng lưu ý nhất là quy định này không có lộ trình chờ đợi kéo dài. Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 15/12/2025 và áp dụng ngay cho kỳ tính thuế năm 2025.

Điều này đồng nghĩa với việc các khoản lương tháng 12/2025 hoặc các khoản thưởng Tết, thưởng cuối năm thực hiện tại thời điểm này phải tuân thủ nghiêm ngặt quy tắc “trên 5 triệu là phải chuyển khoản” để bảo toàn chi phí cho cả năm tài chính.

5. Khuyến nghị chiến lược cho Doanh nghiệp

Trước sự thay đổi mang tính “cách mạng” này, bộ phận tài chính – kế toán và nhân sự cần thực hiện ngay các bước sau:

• Rà soát lại quy chế tài chính: Cập nhật quy định thanh toán lương, thưởng trong hợp đồng lao động và quy chế chi tiêu nội bộ.
• Chuẩn hóa hệ thống tài khoản: Yêu cầu 100% nhân viên có thu nhập từ 5 triệu đồng/lần trả lương trở lên mở tài khoản ngân hàng và đăng ký với DN.
• Chia tách kỳ chi trả (nếu cần thiết): Tuy nhiên, cần lưu ý quy định “từng lần chi trả”. Cơ quan thuế có thể gộp các khoản chi trong cùng một ngày hoặc một đợt để tính ngưỡng 5 triệu nếu phát hiện dấu hiệu chia nhỏ nhằm lách luật.
• Lưu trữ chứng từ: Đảm bảo chứng từ chuyển khoản phải khớp định danh giữa người thụ hưởng trên danh sách lương và chủ tài khoản ngân hàng.