Doanh nghiệp có thể cử nhân viên của mình mua hàng hóa cho công ty và sử dụng thẻ ATM cá nhân của họ để thực hiện thanh toán. Tuy nhiên cần tuân thủ các quy định về hồ sơ chứng từ.

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 96/2015/TT-BTC;
• Công văn số 62652/CTHN-TTHT ngày 25/8/2023 của Cục thuế TP Hà Nội;
• Công văn số 2926/CTCTH-TTHT ngày 20/6/2024 của Cục thuế TP Cần Thơ.

Việc hạch toán chi phí mua hàng bằng thẻ ATM cá nhân đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về chứng từ, quy trình và báo cáo. Doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa, chứng từ thanh toán và đảm bảo tuân thủ các quy định về giá trị hàng hóa để được hạch toán chi phí hợp lệ và được khấu trừ thuế. Nếu không đáp ứng đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được trừ vào chi phí tính thuế TNDN.

1. Quy định về hình thức thanh toán

Hình thức thanh toán bằng thẻ ATM cá nhân phải được quy định rõ ràng trong quy chế quản lý tài chính của doanh nghiệp hoặc có quyết định ủy quyền cụ thể. Điều này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.

Ví dụ, doanh nghiệp cần có văn bản nội bộ quy định rõ ai được phép sử dụng thẻ cá nhân để mua hàng cho công ty, phạm vi mua hàng, và quy trình báo cáo chi phí.

2. Chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa

Doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ chứng minh hàng hóa, dịch vụ mua bằng thẻ ATM cá nhân được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều quan trọng nhất là hóa đơn phải được lập trên tên và mã số thuế của doanh nghiệp. Nếu hóa đơn ghi tên cá nhân, việc chứng minh sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ khó khăn hơn.

3. Chứng từ thanh toán

Chứng từ thanh toán cần đầy đủ và minh bạch.  Điều này bao gồm chứng từ giao dịch từ thẻ ATM cá nhân cho người bán, và quan trọng hơn cả là chứng từ chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp vào tài khoản cá nhân đã sử dụng để mua hàng. Đây là bằng chứng chứng minh doanh nghiệp đã hoàn trả tiền cho cá nhân. Việc này giúp tránh tình trạng cá nhân sử dụng tiền của doanh nghiệp cho mục đích cá nhân.

4. Giá trị hàng hóa, dịch vụ

Đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Thẻ ATM được coi là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt, tuy nhiên, phải đảm bảo các chứng từ nêu trên đầy đủ.

5. Theo dõi và báo cáo

Doanh nghiệp cần lập và theo dõi danh sách các tài khoản thẻ ATM cá nhân của người lao động được ủy quyền để thanh toán. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng cung cấp thông tin cho cơ quan thuế khi cần thiết.

6. Ví dụ minh họa

Công ty ABC ủy quyền cho nhân viên Nguyễn Văn A sử dụng thẻ ATM cá nhân để mua máy tính trị giá 30 triệu đồng cho công ty. Để hạch toán chi phí hợp lệ, Công ty ABC cần:

• Quyết định ủy quyền cho nhân viên A mua sắm thiết bị văn phòng.
• Hóa đơn mua máy tính ghi tên và mã số thuế của Công ty ABC.
• Sao kê giao dịch từ thẻ ATM cá nhân của nhân viên A cho người bán.
• Chứng từ chuyển khoản từ tài khoản của Công ty ABC vào tài khoản cá nhân của nhân viên A để hoàn trả số tiền đã chi.