Doanh nghiệp có thể cử nhân viên mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán bằng thẻ ngân hàng cá nhân, tuy nhiên cần lưu ý về chứng từ để được đưa vào chi phí hợp lý được trừ.

Bài viết được sự tham vấn bởi Luật sư Nguyễn Quang Trung

Căn cứ pháp lý:

• Thông tư số 219/2013/TT-BTC;
• Thông tư số 26/2015/TT-BTC;
• Thông tư số 78/2014/TT-BTC;
• Thông tư số 96/2016/TT-BTC;
• Công văn số 2926/CTCTH-TTHT ngày 20/6/2024 của Cục thuế TP Cần Thơ.

Chúng tôi nhận được câu hỏi như sau:

Thưa Luật sư TLT, công ty tôi có rất nhiều nhân viên đi công tác ở các tỉnh thành, công ty có ứng tiền công tác phí cho họ, nhưng rất nhiều vụ họ tự bỏ tiền cá nhân ra chi tiền mua vật tư cho công ty rồi về công ty sẽ trả lại tiền. Tôi có tìm hiểu thì biết công ty và nhân viên có thể làm được như vậy, nhưng không biết chứng từ thanh toán thế nào để hợp lệ và các quy định pháp luật liên quan.

Để tạo thuận lợi cho doanh nghiệp, pháp luật cho phép doanh nghiệp được cử nhân viên của mình mua hàng hóa, dịch vụ và sử dụng tiền cá nhân để thanh toán trước, sau đó doanh nghiệp sẽ thanh toán lại tiền mua hàng hóa, dịch vụ đó cho nhân viên.

Việc này có thể hiểu là doanh nghiệp đã ủy quyền cho nhân viên thực hiện công việc, và việc ủy quyền này là hợp pháp. Tuy nhiên, để được trừ khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ này,  doanh nghiệp phải bảo đảm:

• Tuân thủ các điều kiện của một khoản chi phí được trừ;
• Và việc ủy quyền phải được xác lập bằng văn bản thông qua giấy ủy quyền hoặc trong các văn bản khác.

1. Điều kiện của khoản chi phí được trừ

Căn cứ Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 96/2016/TT-BTC, về nguyên tắc, một khoản chi đáp ứng tất cả các điều kiện sau đây thì được tính vào chi phí được trừ:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Điều kiện về ủy quyền

Việc ủy quyền cho nhân viên thực hiện công việc và thanh toán bằng tiền cá nhân phải được lập thành văn bản.

Căn cứ điểm c, khoản 4 Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 26/2015/TT-BTC như sau:

Điều 15. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

4. Các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt khác để khấu trừ thuế GTGT đầu vào gồm:

c) Trường hợp hàng hoá, dịch vụ mua vào được thanh toán uỷ quyền qua bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán tiền qua ngân hàng cho bên thứ ba do bên bán chỉ định) thì việc thanh toán theo uỷ quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một pháp nhân hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.

Trường hợp sau khi thực hiện các hình thức thanh toán nêu trên mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

Quy định trên cho phép công ty ủy quyền cho nhân viên mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán bằng tiền cá nhân, nhưng nội dung ủy quyền thanh toán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng.

Ngoài ra, Công văn số 2926/CTCTH-TTHT ngày 20/6/2024 của Cục thuế TP Cần Thơ đã có hướng dẫn cụ thể hơn như sau:

• Trường hợp Công ty có ủy quyền cho cá nhân là người lao động của Công ty dùng tài khoản ngân hàng của cá nhân hoặc thẻ tín dụng cá nhân mở tại các tổ chức tín dụng theo quy định của pháp luật, chuyển thanh toán tiền mua hàng hóa, dịch vụ của Công ty cho bên bán, sau đó cá nhân về làm hồ sơ thanh toán lại với Công ty, được Công ty thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng từ tài khoản của Công ty sang tài khoản của cá nhân. Nếu hình thức thanh toán này được quy định cụ thể tại quy chế quản lý tài chính của Công ty hoặc quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho cá nhân của Công ty; đồng thời các khoản chi nêu trên có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty gồm: hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ thể hiện tên, mã số thuế và địa chỉ của Công ty; hồ sơ liên quan đến việc ủy quyền của công ty cho cá nhân thanh toán với người bán và thanh toán lại với Công ty; chứng từ chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng, từ tài khoản thẻ tín dụng của cá nhân sang tài khoản của người bán; chứng từ thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản của Công ty sang tài khoản của cá nhân thì hình thức thanh toán nêu trên được xem là đáp ứng đủ điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp …
• Công ty có trách nhiệm lập và theo dõi danh sách các tài khoản, thẻ tín dụng của cá nhân là người lao động của Công ty được Công ty ủy quyền để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ theo hình thức nêu trên và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.

Theo hướng dẫn nêu trên, công ty cần bảo đảm các điều kiện sau:

• Việc ủy quyền phải được ghi nhận rõ trong các văn bản: quy chế quản lý tài chính của Công ty hoặc quyết định về việc ủy quyền của Công ty cho nhân viên;
• Nếu phải thanh toán không dùng tiền mặt thì:
  • Nhân viên phải thanh toán bằng tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng cá nhân;
  • Công ty phải thanh toán lại cho nhân viên bằng chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của công ty sang tài khoản ngân hàng của nhân viên;
• Hàng hóa, dịch vụ phải có phát sinh thực tế và sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty;
• Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phải ghi thông tin bên mua là công ty;
• Lưu trữ hồ sơ mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán đầy đủ;
• Công ty phải quản lý danh sách tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng của nhân viên liên quan để cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.