Hợp đồng được giao kết làm phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên, nên việc soạn thảo hợp đồng cần được quan tâm chú ý để bảo đảm quyền lợi và hạn chế các rủi ro.

Bài viết được sự tham vấn bởi Luật sư Nguyễn Quang Trung

Căn cứ pháp lý:

• Bộ luật Dân sự năm 2015;
• Luật Thương mại năm 2005.

Kinh tế, xã hội ngày càng phát triển nên các hoạt động giao thương cũng trở nên đa dạng và phức tạp hơn. Và theo lẽ thông thường, khi giao kết hợp đồng thương mại, các bên thường cố gắng hình dung và dự đoán trước các tình huống có thể xảy ra khi thực hiện hợp đồng, để rồi đưa vào hợp đồng các nội dung phù hợp cho mục đích của mình.

Tuy nhiên, ngoài sự hợp tác cùng tìm kiếm lợi ích thì giữa các bên trong hợp đồng luôn tồn tại sự đối lập về quyền lợi. Do vậy, nội dung hợp đồng cần dung hòa lợi ích giữa các bên, tạo điều kiện cho hợp đồng được thực hiện trên thực tế, cũng như hạn chế rủi ro cho mỗi bên.

Tham khảo 10 lưu ý dưới đây để soạn thảo hợp đồng thương mại và thiết kế quy trình thực hiện giao dịch:

1. Điều kiện có hiệu lực của hợp đồng

Về nguyên tắc, hợp đồng phải được giao kết trên cơ sở mỗi bên phải có sự tự do, tự nguyện cam kết và thỏa thuận. Đồng thời mục đích các bên giao kết hợp đồng là để thực hiện các hoạt động hợp pháp.

Do vậy, hợp đồng được giao kết phải bảo đảm đủ 3 điều kiện sau đây:

• Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;
• Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;
• Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

Ngoài ra, đối với một số đối tượng giao dịch, dịch vụ đặc biệt, hợp đồng phải được lập thành văn bản và phải được công chứng/chứng thực mới có hiệu lực pháp luật.

Ví dụ:

• Hợp đồng có đối tượng là bất động sản phải được lập thành văn bản và thông thường phải được công chứng/chứng thực;
• Hợp đồng xây dựng, hợp đồng tín dụng, hợp đồng dịch vụ quá cảnh, hợp đồng dịch vụ tổ chức đấu giá hàng hóa phải được lập thành văn bản.

2. Lý do và hoàn cảnh giao kết hợp đồng

Hiện nay trong các loại hợp đồng thương mại, tại phần đầu, các bên thường ghi: “Căn cứ nhu cầu và khả năng của các bên”

Việc ghi nhu cầu và khả năng của các bên trong hợp đồng là điều nên làm. Tuy nhiên cần ghi rõ nhu cầu và năng lực của các bên là gì. Điều này sẽ thể hiện lý do gì các bên ký hợp đồng, hoàn cảnh nào dẫn đến hợp đồng được ký kết.

Trường hợp xảy ra tranh chấp, các bên có quyền viện dẫn lý do và hoàn cảnh ký kết hợp đồng để bảo vệ quyền lợi của mình, hoặc có thể viện dẫn do một bên đưa ra cam kết không đúng về khả năng của họ dẫn đến thực hiện công việc không đạt yêu cầu gây ra thiệt hại.

3. Điều khoản định nghĩa

Một số hợp đồng thương mại có đối tượng đặc thù, hoặc cung cấp dịch vụ đặc biệt do đó thường mang tính chất chuyên ngành cao, nội dung phức tạp. Những hợp đồng này thường có điều khoản định nghĩa để giải thích các từ, cụm từ được sử dụng trong hợp đồng.

Thực tế, dù hợp đồng đơn giản hay phức tạp, các bên cũng nên xây dựng điều khoản định nghĩa. Một điều khoản định nghĩa tốt sẽ bảo đảm:

• Các bên không phải lặp lại việc giải thích cho một cụm từ, nếu cụm từ đó được sử dụng nhiều lần trong hợp đồng. Giúp hợp đồng ngắn gọn và khoa học hơn;
• Một cụm từ sẽ được sử dụng thống nhất trong xuyên suốt hợp đồng mà không bị thay đổi do sai sót;
• Người soạn thảo dễ dàng kiểm soát nội dung hợp đồng, hạn chế sự mâu thuẫn giữa các điều khoản hợp đồng;
• Thống nhất cách hiểu giữa các bên, cũng như bên thứ ba cũng có thể hiểu được hợp đồng từ đó bảo đảm trong quá trình thực hiện không có sự nhầm lẫn, cách hiểu khác biệt giữa các bên, và hạn chế tranh chấp.

4. Đối tượng của hợp đồng

Hoạt động thương mại vốn đa dạng, do đó với mỗi hoạt động cụ thể thì hợp đồng thương mại có các đối tượng khác nhau.

Ví dụ:

• Hợp đồng mua bán có đối tượng là sản phẩm cụ thể được mua bán như thiết bị máy tính, xe ô tô, gạo, bất động sản, …
• Hợp đồng dịch vụ có đối tượng là các công việc như: dịch vụ dịch thuật, dịch vụ vệ sinh văn phòng, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ khai hải quan, dịch vụ thiết kế nội thất, dịch vụ giám định thương mại, dịch vụ gia công phần mềm, …
• Hợp đồng xây dựng có đối tượng là các công trình như: nhà để ở, tòa nhà văn phòng, hạ tầng giao thông như cầu, đường, …

Với mỗi loại đối tượng nêu trên, nội dung hợp đồng cần chỉ rõ đối tượng là gì, tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được, đơn vị tính số lượng, cách thức thực hiện, yêu cầu năng lực của người thực hiện công việc, các mốc thời gian hoàn thành công việc.

Lưu ý: đối tượng của hợp đồng phải có khả năng thực hiện được trên thực tế. Nếu tại thời điểm ký hợp đồng mà một hoặc các bên đã biết đối tượng của hợp đồng là không thể thực hiện được mà vẫn giao kết hợp đồng thì hợp đồng đó có thể bị tuyên bố vô hiệu.

5. Biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng

Các bên có thể đưa vào hợp đồng các biện pháp để bảo đảm thực hiện hợp đồng nhằm ràng buộc và làm tăng tinh thần trách nhiệm của mỗi bên. Các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng thông thường bao gồm: đặt cọc, cầm cố, thế chấp, ký cược, ký quỹ, bảo lãnh.

Thực tế trong quan hệ thương mại, biện pháp bảo đảm được các bên áp dụng nhiều là: đặt cọc, thế chấp, bảo lãnh.

Một khi đã áp dụng biện pháp bảo đảm, các bên cần quy định rõ thêm các quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong trường hợp vi phạm nghĩa vụ được bảo đảm.

Ví dụ:

• Nếu áp dụng đặt cọc: cần quy định rõ quyền xử lý tiền cọc của bên nhận tiền đặt cọc, cũng như quyền của bên đã đặt cọc nhưng bị vi phạm hợp đồng, …
• Nếu áp dụng thế chấp: cần quy định rõ quyền xử lý tài sản thế chấp của bên nhận thế chấp, …
• Nếu áp dụng bảo lãnh: cần quy định rõ thủ tục và điều kiện nào thì bên nhận bảo lãnh được yêu cầu bên bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh, …

6. Giá

Các bên cần lưu ý việc ghi giá trong hợp đồng thương mại, đặc biệt là đơn vị tiền tệ, cũng như các trường hợp được sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam.

Căn cứ Điều 22 Pháp lệnh Ngoại hối 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2013 như sau:

Điều 22. Quy định hạn chế sử dụng ngoại hối

Trên lãnh thổ Việt Nam, mọi giao dịch, thanh toán, niêm yết, quảng cáo, báo giá, định giá, ghi giá trong hợp đồng, thỏa thuận và các hình thức tương tự khác của người cư trú, người không cư trú không được thực hiện bằng ngoại hối, trừ các trường hợp được phép theo quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Theo quy định trên, hợp đồng thương mại giữa các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam thì không được ghi và thanh toán bằng ngoại hối. Các trường hợp được sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam được quy định tại Điều 4 Thông tư số 32/2013/TT-NHNN, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 03/2019/TT-NHNN và Thông tư số 16/2015/TT-NHNN.

Nếu doanh nghiệp vi phạm quy định nêu trên thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 88/2019/NĐ-CP.

Về ghi giá, các bên có thể xác định rõ giá bán, giá cung ứng dịch vụ, hoặc cũng có thể quy định giá thay đổi theo thời gian và xác định phương pháp tính giá, giá đã bao gồm các loại phí, lệ phí phải nộp hay không. Trường hợp giá là thù lao dịch vụ thì cần ghi rõ thù lao đã bao gồm những khoản mục nào, chưa bao gồm khoản nào?

Ngoài ra các bên cũng có thể bổ sung các điều khoản hệ quả trong trường hợp giá thị trường có sự biến động lớn so với thời điểm ký kết hợp đồng. Điều này để hài hòa lợi ích các bên.

7. Thanh toán

Điều khoản thanh toán bao gồm 2 nội dung cơ bản:

Phương thức thanh toán: thường với các hợp đồng thương mại trong phạm vi nội địa quốc gia các bên sẽ ghi phương thức thanh toán đơn giản là tiền mặt hoặc chuyển khoản, các bên cũng có thể sử dụng phương thức thanh toán nhờ bên vận chuyển thu hộ. Đối với các hợp đồng thương mại quốc tế, các bên cần nghiên cứu kỹ lưỡng các điều kiện và phương thức thanh toán quốc tế.

Thời hạn thanh toán: với mỗi đợt thanh toán cần ghi rõ:

• Thời hạn thanh toán (cách tính thời gian, tính ngày thanh toán);
• Số tiền thanh toán cụ thể hoặc công thức xác định số tiền thanh toán;
• Chế tài do vi phạm nghĩa vụ thanh toán.

8. Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên

Với mỗi loại hợp đồng thương mại khác nhau, hiện đã có những quy định pháp luật điều chỉnh tại Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Thương mại năm 2005, và các văn bản pháp luật chuyên ngành khác.

Do vậy, nếu hợp đồng thương mại không quy định chi tiết quyền và nghĩa vụ của các bên thì hợp đồng vẫn có thể được thực hiện theo các quy định chung của pháp luật.

Tuy nhiên, đối với các giao dịch phức tạp thì chỉ dựa vào các quy định sẵn có trong pháp luật là chưa đủ chi tiết để hướng dẫn các bên thực hiện hợp đồng. Nếu có xảy ra tranh chấp, cơ quan tài phán cũng gặp khó khăn để đưa ra phán quyết công bằng.

Vì vậy, các bên nên thiết kế các quy định về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, có thể lặp lại các quy định chung của pháp luật, đồng thời có sự điều chỉnh và chưa thêm các quy định mới cho phù hợp thực tiễn.

9. Phạt vi phạm hợp đồng

Các bên nên tham khảo các chế tài vi phạm hợp đồng được quy định tại Bộ luật Dân sự năm 2015 và Luật Thương mại năm 2005 và đưa vào hợp đồng của mình.

Lưu ý khi có quy định về chế tài:

• Phải nêu rõ điều kiện để bên bị vi phạm được áp dụng chế tài. Ví dụ, hành vi vi phạm phải được định lượng bằng mốc thời gian xác định, định lượng bằng chỉ tiêu chất lượng có thể đo đếm được,… ;
• Hạn chế sử dụng cụm từ “nghiêm trọng” mang tính chất định tính, mà cần có sự định lượng sự vi phạm;
• Có thể phân chia các mức độ vi phạm để đưa ra từng mức chế tài;
• Cần xác định thế nào là vi phạm cơ bản;
• Cần nêu rõ các loại chế tài được áp dụng, và nên tham khảo áp dụng các chế tài đã được luật định;
• Đối với chế tài phạt vi phạm hợp đồng, cần lưu ý mức phạt tối đa do luật quy định và không nên nhầm lẫn với các chế tài khác.

10. Giải quyết tranh chấp

Đối với các tranh chấp thương mại, các bên có thể lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp thương lượng, hòa giải, giải quyết tại tòa án hoặc giải quyết tại trọng tài thương mại.

Trường hợp muốn giải quyết tại trọng tài thương mại, các bên phải có thỏa thuận lựa chọn trọng tài thương mại. Thỏa thuận này có thể được ghi trong hợp đồng hoặc là thỏa thuận riêng. Trung tâm trọng tài sẽ chỉ thụ lý giải quyết tranh chấp nếu trước đó các bên đã có thỏa thuận.

Đối với các phương thức giải quyết tranh chấp còn lại, các bên hoàn toàn có quyền áp dụng cho dù hợp đồng không thỏa thuận.