Sổ đăng ký cổ đông là một tài liệu rất quan trọng mà  công ty cổ phần bắt buộc phải lập, lưu trữ và cập nhật khi có thay đổi

Căn cứ pháp lý:

• Luật Doanh nghiệp năm 2020;
• Nghị định số 122/2021/NĐ-CP.

1. Sổ đăng ký cổ đông là gì?

Đúng với tên gọi của mình, sổ đăng ký cổ đông là tài liệu ghi nhận các thông tin tất cả cổ đông trong công ty cổ phần.

Căn cứ khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

1. Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.

Theo quy định trên, công ty cổ phần có thể lập sổ đăng ký cổ đông bằng giấy, hoặc sử dụng phần mềm máy tính để ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông.

2. Sổ đăng ký cổ đông gồm những nội dung gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 122 Luật Doanh nghiệp năm 2020, sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm những nội dung sau để thể hiện rõ thông tin về nhân thân/pháp nhân cổ đông và số lượng cũng như ngày, tháng, năm sở hữu cổ phần.

• Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
• Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được, quyền chào bán của từng loại;
• Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;
• Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;
• Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.

3. Công ty cổ phần lập sổ đăng ký cổ đông khi nào?

Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

4. Cập nhật sổ đăng ký cổ đông

Là tài liệu ghi nhận các thông tin về cổ đông. Do vậy, khi có bất kỳ thông tin nào của cổ đông thay đổi, công ty cổ phần sẽ cập nhật các thay đổi đó trong sổ đăng ký cổ đông.

Cụ thể, căn cứ khoản 4 và khoản 5 Điều 122 Luật Doanh nghiệp năm 2020, công ty cổ phần phải cập nhật thông tin cổ đông như sau: 

• Trường hợp cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông.
• Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong số đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty

5. Công ty cổ phần không lập sổ đăng ký cổ đông bị phạt bao nhiêu tiền?

Sổ đăng ký cổ đông là tài liệu bắt buộc mà các công ty cổ phần phải lập để bảo đảm quyền lợi của cổ đông. Tránh trường hợp cá nhân/tổ chức là cổ đông công ty nhưng không được ghi nhận trong sổ đăng ký cổ đông.

Căn cứ khoản 2 Điều 52 Nghị định số 122/2021/NĐ-CP, công ty cổ phần có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với số tiền từ 30 triệu đến 50 triệu đồng nếu không lập sổ đăng ký cổ đông. Cụ thể như sau:

Điều 52. Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

2. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên công ty;

b) Không lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông phát hành cổ phiếu;

c) Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, không viết hoặc gắn tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh;

d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.