Trong giao dịch mua bán hàng hóa, các bên thường thiết lập tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa cùng với quyền kiểm tra sự tuân thủ các tiêu chuẩn đó của bên mua.

Bài viết được sự tham vấn bởi Luật sư Nguyễn Quang Trung

Việc soạn thảo điều khoản quyền kiểm tra hàng hóa của bên mua trong hợp đồng thương mại là một phần quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong giao dịch. Dưới góc độ bên bán, có một số vấn đề cần lưu ý khi soạn thảo điều khoản này để bảo vệ quyền lợi của mình và đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra suôn sẻ.

1. Xác định rõ phạm vi và thời điểm kiểm tra hàng hóa

Phạm vi kiểm tra: Hợp đồng cần quy định rõ ràng phạm vi kiểm tra hàng hóa mà bên mua được phép thực hiện. Điều này bao gồm việc kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại, và các đặc điểm kỹ thuật khác của hàng hóa. Bên bán cần đảm bảo rằng phạm vi kiểm tra không quá rộng, tránh gây phiền hà và tốn kém không cần thiết.

Thời điểm kiểm tra: Cần xác định rõ thời điểm kiểm tra hàng hóa, có thể là trước khi giao hàng, tại thời điểm giao hàng, hoặc sau khi giao hàng. Thông thường, việc kiểm tra nên được thực hiện trước khi giao hàng để tránh các tranh chấp sau này. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc kiểm tra có thể được hoãn lại cho đến khi hàng hóa đến địa điểm đích.

2. Quy định về quy trình kiểm tra

Quy trình kiểm tra: Hợp đồng cần mô tả chi tiết quy trình kiểm tra hàng hóa, bao gồm các bước cụ thể mà bên mua phải tuân thủ. Điều này có thể bao gồm việc thông báo trước cho bên bán về thời gian và địa điểm kiểm tra, các phương pháp kiểm tra được sử dụng, và việc lập biên bản kiểm tra.

Biên bản kiểm tra: Việc lập biên bản kiểm tra là rất quan trọng để ghi nhận kết quả kiểm tra và làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp. Biên bản kiểm tra cần được lập thành văn bản, có chữ ký của đại diện hai bên và ghi rõ các thông tin về hàng hóa, kết quả kiểm tra, và các ý kiến của hai bên.

3. Xử lý khi phát hiện hàng hóa không đạt yêu cầu

Thông báo và xử lý: Hợp đồng cần quy định rõ ràng về việc thông báo và xử lý khi phát hiện hàng hóa không đạt yêu cầu. Bên mua phải thông báo cho bên bán trong một khoảng thời gian hợp lý sau khi phát hiện vấn đề. Bên bán cần có trách nhiệm xử lý các vấn đề này, có thể là sửa chữa, thay thế hàng hóa, hoặc giảm giá.

Trách nhiệm của bên mua: Điều khoản cũng cần quy định rõ trách nhiệm của bên mua trong việc kiểm tra hàng hóa. Nếu bên mua không thực hiện kiểm tra theo thỏa thuận, bên bán có quyền tiếp tục giao hàng mà không cần chờ đợi việc kiểm tra. Bên bán sẽ không chịu trách nhiệm về những khiếm khuyết mà bên mua đã biết hoặc lẽ ra phải biết nhưng không thông báo kịp thời.

4. Quy định về chi phí kiểm tra

Chi phí kiểm tra: Hợp đồng cũng cần quy định rõ bên nào sẽ chịu chi phí kiểm tra hàng hóa. Thông thường, bên mua sẽ chịu chi phí kiểm tra nếu việc kiểm tra được thực hiện tại địa điểm của bên bán hoặc tại một địa điểm trung lập. Tuy nhiên, nếu việc kiểm tra được thực hiện tại địa điểm của bên mua, chi phí có thể được chia sẻ hoặc do bên bán chịu.

5. Các vấn đề pháp lý và quy định liên quan

Tuân thủ pháp luật: Điều khoản kiểm tra hàng hóa cần tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm Luật Thương mại 2005 và các văn bản pháp luật liên quan. Điều này đảm bảo rằng điều khoản có hiệu lực pháp lý và có thể được thực thi trong trường hợp có tranh chấp.

Quy định quốc tế: Trong trường hợp hợp đồng thương mại quốc tế, điều khoản kiểm tra hàng hóa cần tuân thủ các quy định quốc tế như Incoterms và Công ước Liên Hợp Quốc về Hợp đồng Mua bán Hàng hóa Quốc tế (CISG). Điều này giúp đảm bảo rằng điều khoản phù hợp với thông lệ quốc tế và được công nhận bởi các bên liên quan.

6. Các lưu ý khác

Đàm phán và thỏa thuận: Bên bán cần chủ động đàm phán và thỏa thuận với bên mua về điều khoản kiểm tra hàng hóa. Việc này giúp đảm bảo rằng điều khoản được soạn thảo một cách công bằng và hợp lý, đồng thời giảm thiểu nguy cơ tranh chấp sau này.

Tư vấn pháp lý: Bên bán nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý hoặc luật sư để đảm bảo rằng điều khoản kiểm tra hàng hóa được soạn thảo đúng quy định pháp luật và bảo vệ quyền lợi của mình.

Kết luận

Việc soạn thảo điều khoản quyền kiểm tra hàng hóa của bên mua trong hợp đồng thương mại là một công việc phức tạp và đòi hỏi sự cẩn trọng. Bên bán cần lưu ý các vấn đề về phạm vi và thời điểm kiểm tra, quy trình kiểm tra, xử lý khi phát hiện hàng hóa không đạt yêu cầu, chi phí kiểm tra, và các quy định pháp lý liên quan. Bằng cách tuân thủ các lưu ý này, bên bán có thể bảo vệ quyền lợi của mình và đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.